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O objetivo desta Nota Técnica CoPRAN é fornecer informações básicas dos materiais e dos serviços de apoio para amparar o trabalho técnico de produção da base normativa interna da instituição.
Podemos afirmar que esses materiais e serviços possuem dois pilares: a página oficial “Atos Normativos da UFSCar” e o “Portal SEI-UFSCar”, que integram o Portal da UFSCar na internet.
Página da Comissão Permanente de Revisão dos Atos Normativos (CoPRAN)
Designada Atos Normativos da UFSCar, pode ser facilmente acessada pela homepage do Portal da UFSCar, em sua margem inferior ou pelo endereço https://www.ufscar.br/atos-normativos-da-ufscar.
Seu menu lateral esquerdo é dedicado às atividades da Comissão, sua organização e funcionamento, sistematizado por títulos e subtítulos das suas seções, o que facilita a identificação e o acesso ao material desejado. Lá, em especial, o usuário poderá acessar a regulamentação nacional e institucional referentes aos Atos Normativos, os fluxos dos processos envolvidos, materiais didáticos utilizados em treinamentos, coletâneas, notas técnicas, links úteis e notícias.
Neste menu, é preciso fazer um destaque especial para a seção “Perguntas Frequentes”, onde constam as perguntas apresentadas pelos usuários e as respostas elaboradas pela Comissão. Essas respostas se referem a casos especiais no trabalho com Atos Normativos e Atos Oficiais, úteis em caso de dúvidas pontuais.
Em seu menu lateral direito, o usuário pode fazer consultas gerais e temáticas sobre os Atos Normativos vigentes na UFSCar. As consultas gerais podem ser feitas pelos campos da tabela de resultados: conselho ou unidade produtora, espécie normativa, ano, número, palavras-chave da ementa. Nas consultas temáticas, é preciso escolher um eixo temático para a busca, considerando que cada ato normativo foi classificado em até três eixos temáticos.
Em caso de necessidade de contato com a CoPRAN para dirimir dúvidas, buscar informações, fazer observações ou dar sugestões, o usuário poderá enviar e-mail para o endereço atosnormativos@ufscar.br, acessado pela seção “Contato” da página.
Evidenciamos que a CoPRAN também se dedicou a estabelecer fluxos dos processos, modelos dos documentos e desenvolvimento de um manual de elaboração de Atos Oficiais (Portarias, Resoluções e Atos Administrativos), porém optou por disponibilizar esse material apenas no Portal SEI-UFSCar e dedicar sua página com foco exclusivo nos Atos Normativos.
Portal SEI-UFSCar
O Portal SEI-UFSCar é também um grande aliado no apoio aos servidores e gestores, cujo trabalho envolve Atos Normativos e Oficiais, possuindo muita densidade de conteúdos e serviços. Inclusive, o portal tem uma seção específica que reúne os documentos, manuais, tutoriais e treinamentos em vídeo, relativos ao tratamento de Atos Normativos e Oficiais no SEI-UFSCar, construído em parceria e com o aval da CoPRAN.
O Portal dá acesso rápido a dois tipos de publicações das unidades da UFSCar, onde os Atos Normativos e Oficiais podem ser pesquisados: 1) “Pesquisa Pública”, que dá acesso a todos os processos e documentos públicos produzidos ou custodiados nas unidades UFSCar; 2) o Boletim de Serviço Eletrônico, que funciona como uma espécie de diário oficial da UFSCar, o qual dá acesso a todos os documentos normativos e oficiais, por meio da seção “Publicações Oficiais” – portarias, resoluções, editais, relatórios, etc.
Pela robustez e abrangência de uso do Portal SEI-UFSCar, algumas de suas seções possuem muitas informações úteis e importantes: processos já implantados com base de conhecimento ou fluxos descritivos, dúvidas frequentes (com muitos artigos conceituais e explicativos de situações de uso do sistema, em forma de pergunta e resposta) e materiais de treinamento (manuais, vídeos, tutoriais, aulas práticas).
É destaque a seção “Contato”, com três opções: para o usuário interno, acesso a uma Central de Serviços para solicitação de serviços de natureza variada relativos ao SEI-UFSCar; para o usuário externo, acesso por meio de um formulário; para o usuário SEI de outra instituição, recomendação de leitura de um artigo para orientação de acesso e uso.
Um ponto de convergência entre o “Portal SEI-UFSCar” e a página dos “Atos Normativos da UFSCar” são os conteúdos relativos aos Atos Normativos, que constam de ambos. Porém, em relação aos Atos Oficiais apenas o “Portal SEI-UFSCar” reúne esse conjunto de conteúdos – manual de elaboração, fluxos dos processos, diferenças entre ato normativo e ato oficial.