Manual de Elaboração de Atos Oficiais: Portarias, Resoluções e Atos Administrativos

CoPRAN; DePDG-TIC. Manual de Elaboração de Atos Oficiais: Portarias, Resoluções e Atos Administrativos. 4ª versão. São Carlos, UFSCar/CoPRAN, mar./2025.

Manual em PDF

APRESENTAÇÃO

Este manual tem dois objetivos institucionais em relação aos Atos Oficiais da Universidade Federal de São Carlos: padronizar e qualificar a produção de Portarias e Atos Administrativos, que são documentos oficiais muito utilizados pelas diferentes esferas administrativas da Universidade.

Os Atos Oficiais não estão incluídos no escopo das atribuições da Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos (CoPRAN). Porém, em treinamentos iniciais realizados em 2023 sobre diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção e alteração dos atos normativos da UFSCar, em parceria com o Departamento de Processos Digitais e Governança de TIC (DePDG-TIC/SIn), diagnosticou-se que a produção de atos oficiais era muito intensa, com diferentes compreensões e incompreensões entre seus produtores, panorama que requereu a atenção da Comissão e do Departamento na direção de aperfeiçoar sua produção, elaborando fluxos descritivos dos processos e modelos com formatação-padrão para uso no SEI-UFSCar, com posterior sistematização de orientações e realização de treinamentos específicos.

Esta é a quarta versão deste manual básico de orientação, revisado e atualizado para alinhamento às disposições contidas no Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, que consolidou as normas para elaboração, redação, alteração e consolidação de atos normativos no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e na Portaria GR nº 6, de 2 de outubro de 2024, que dispôs sobre diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção, publicação e consolidação dos atos normativos da UFSCar. Os Atos Oficiais são de baixa complexidade em relação à técnica legislativa necessária, se comparados aos Atos Normativos, porém devem atender aos requisitos básicos da normatização vigente em legislação superior.

Nesta versão, incorporou novas situações e orientações, expressas por seus usuários, em Visitas Técnicas realizadas pela CoPRAN nas unidades que integram o Grupo de Trabalho vinculado à Comissão (GT-CoPRAN), cujos integrantes são responsáveis pela produção e publicação de atos normativos e oficiais: Coordenadoria Administrativa do Gabinete da Reitoria, Secretaria dos Órgãos Colegiados e Secretarias de Apoio das Pró-Reitorias e de seus Conselhos Superiores Específicos. E, também, advindas de duas oportunidades de treinamento – o 1º e o 2º Encontros CoPRAN com as Secretarias de Apoio das Diretorias de Centro – Campus São Carlos, realizados em dezembro de 2024 e em fevereiro de 2025.

Periodicamente, este manual poderá ser objeto de complementações, que a comunidade usuária vier a sugerir ou que a Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos ou a Coordenação do SEI-UFSCar vier a indicar.

O que são Atos Normativos – Resoluções, Portarias e Instruções Normativas?

São atos que estabelecem normas, regras, padrões ou obrigações genéricas e impessoais, sem destinatário nominalmente identificado. Disciplinam matérias de competência da administração de um órgão público federal, de suas unidades executivas (acadêmicas e administrativas) e de seus colegiados. São atos de aplicação institucional, que formam sua base normativa interna. No nosso caso, as normas internas que amparam a organização e o funcionamento da UFSCar.

Por força do então vigente Decreto Federal nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, a UFSCar e todos os demais órgãos na esfera federal devem ter três tipos ou espécies de atos normativos: a Portaria, a Instrução Normativa e a Resolução e quando publicados por mais de uma unidade ou por mais de um Conselho, a Portaria Conjunta, a Instrução Normativa Conjunta e a Resolução Conjunta. O referido decreto foi revogado pelo Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, que consolidou todas as disposições sobre atos normativos estabelecidas em diferentes diplomas legais, o que causava dispersão normativa e dificuldades de acesso e uso pelos interessados.

Os atos normativos da UFSCar estão regulamentados, internamente, pela Resolução CoAd nº 59, de 16 de dezembro de 2022 e pela Portaria GR nº 6, de 2 de outubro de 2024.

A Portaria como ato normativo ou como uma norma infralegal é publicada por uma ou mais autoridades singulares, para determinar providências de caráter administrativo, visando estabelecer normas referentes à organização e ao funcionamento dos serviços e para nortear o cumprimento de dispositivos legais e disciplinares. Podiam ser publicadas apenas pelo Reitor, Pró-Reitores e Diretores de Centro e, recentemente, sua publicação foi estendida aos dirigentes das demais Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs), respeitadas as competências institucionais, expressas no Estatuto e Regimento Geral da UFSCar, bem como nos Regimentos Gerais e Internos específicos.

As Instruções Normativas, também publicadas por uma ou mais autoridades singulares, são atos normativos que, sem inovar, apenas orientam a execução de leis e normas superiores e podem ser publicadas pelo Reitor e demais gestores acima citados.

O fluxo do processo Administração: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI trata dos procedimentos para tratamento dos atos normativos, emitidos pelas autoridades da administração superior da UFSCar, em forma de Portarias, Portarias Conjuntas, Instruções Normativas e Instruções Normativas Conjuntas, produzidas e publicadas no SEI-UFSCar, em processo específico. No SEI-UFSCar, são utilizados os seguintes documentos internos para sua elaboração:

Ato Normativo: Portaria;
Ato Normativo: Portaria Conjunta;
Ato Normativo: Instrução Normativa;
Ato Normativo: Instrução Normativa Conjunta.

As Resoluções são atos normativos genéricos publicados pelos Conselhos Superiores, Conselhos de Centro e Conselhos das demais UVRs, resultantes da deliberação do plenário, que disciplinam matérias de sua competência. O fluxo do processo Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI trata de procedimentos para tratamento dos atos normativos emitidos pelos Conselhos em forma de Resoluções e Resoluções Conjuntas, produzidas e publicadas no SEI, em processo específico. No SEI-UFSCar, são utilizados os seguintes documentos internos para sua elaboração:

Ato Normativo: Resolução;
Ato Normativo: Resolução Conjunta.

Os atos normativos institucionais mais abrangentes e, institucionalmente, mais importantes, são produzidos pela Administração Superior da Universidade, especialmente pelo Reitor e pelos Pró-Reitores, no caso de Portarias e Instruções Normativas e pelos Conselhos Superiores, no caso de Resoluções (Conselho Universitário, Conselho de Administração, Conselho de Graduação, Conselho de Pós-Graduação, Conselho de Pesquisa, Conselho de Extensão, Conselho de Assuntos Comunitários e Estudantis e Conselho de Gestão de Pessoas).

Todos os atos normativos vigentes na UFSCar podem ser acessados em página específica do Portal da UFSCar em link que consta de sua homepage no menu inferior, com denominação de Atos Normativos da UFSCar. A página também pode ser facilmente encontrada nos buscadores mais utilizados da internet pelos termos “atos normativos UFSCar”.

O que são Atos Oficiais – Portarias e Atos Administrativos?

Em primeiro lugar, é preciso dizer que as Portarias e os Atos Administrativos são utilizados para publicação de atos não normativos e para que houvesse uma distinção em relação aos Atos Normativos, eles foram agregados, internamente, em um conjunto denominado Atos Oficiais. Essa distinção trouxe como benefício facilidades de organização e uso do SEI-UFSCar para sua produção, divulgação e consulta pública.

O fluxo do processo SEI “Administração: Atos Oficiais Produzidos no SEI” expressa os procedimentos para tratamento dos atos oficiais, que são documentos não normativos, publicados no Boletim de Serviço Eletrônico, emitidos pelas Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs), na forma de Portarias e Portarias Conjuntas. Para sua elaboração, são utilizados no SEI-UFSCar os seguintes documentos internos:

Ato Oficial: Portaria;
Ato Oficial: Portaria Conjunta.

As Portarias tratam, em geral, dos seguintes assuntos:

da designação de uma pessoa para função, representação, atividade, etc;
da designação de um grupo de pessoas para composição de comissões, comissões julgadoras, comitês, grupos de trabalho, bancas examinadoras, etc, em consonância com a legislação superior e as normas institucionais;
de outros assuntos específicos e concretos, afetos à esfera de competência da autoridade, cuja publicização seja necessária, como editais, regulamentações, aprovações, deliberações, alterações, encaminhamentos, prorrogações, renovações, conciliações, providências, questões disciplinares, dentre outras matérias.

Já o fluxo do processo SEI “Administração: Atos Administrativos Produzidos no SEI por Unidades UFSCar” trata dos procedimentos para a elaboração e tratamento dos Atos Administrativos, que são documentos publicados no Boletim de Serviço Eletrônico, emitidos pelas Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs), Unidades não Vinculadas Diretamente à Reitoria (UnVRs) e também pelos Conselhos Superiores, Conselhos de Centro, Conselhos da UVRs e Conselhos da UnVRs. Para sua elaboração, é utilizado o documento interno SEI-UFSCar "Ato Oficial: Ato Administrativo".

Os Atos Administrativos são utilizados para as seguintes finalidades:

Para as UVRs, devem ser utilizados para situações regulares ou típicas de funcionamento dessas unidades, de alcance estritamente interno, como indicação para atividade, representação, composição de comissões, lembrando que as UVRs podem emitir Portarias próprias (Ato Normativo: Portaria ou Ato Oficial: Portaria) para casos mais relevantes relativos à sua organização e funcionamento, que ultrapassem o limite interno;
Para as UnVRs, os Atos Administrativos devem ser utilizados para o registro e publicização de todas as atividades relativas à sua administração, organização e funcionamento, por ser o único Ato Oficial vigente na instituição para essa finalidade;
Para os Conselhos Superiores, Conselhos de Centro, Conselhos das demais UVRs e das UnVRs, os atos administrativos devem ser utilizados para duas finalidades:

Registro e publicização das deliberações do Plenário, de natureza decisória, em que seja dirimidos casos concretos, tais como recursos, aprovação de contas, aprovação de atividades de voluntariado, laudos técnicos, termos de cessão de uso, e outras matérias afetas à sua esfera de competência, em grau original ou recursal;
Registro de situações regulares ou típicas de seu próprio funcionamento, de abrangência interna, como nomeação de seus membros, indicação de representação em outros colegiados, composição de câmaras, comitês, conselhos, comissões, grupos de trabalho, aprovação e alterações de calendário de reuniões, aprovação de minutas, manifestação sobre matérias submetidas à apreciação.

Para melhor clareza das diferenças entre Ato Normativo e Ato Oficial, o Anexo 1 apresenta um quadro comparativo sintético com os principais elementos de diferenciação em relação à estrutura, formatação e redação dos documentos.

Como Elaborar Portarias como Ato Oficial?

As portarias consideradas ato oficial são atos internos de muita demanda e uso, sendo produzidas com bastante frequência. Nesta seção, é abordado o conteúdo relativo à boa prática de redação de Portarias como atos oficiais na Reitoria, nas Pró-Reitorias, nos Centros e nas Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs), tendo como base o conteúdo do Anexo da já referenciada Portaria GR nº 6, de 2 de outubro de 2024 e também os modelos SEI-UFSCar dos documentos (Anexo 4 – Modelos de Portaria e Portaria Conjunta), já formatados automaticamente pelo sistema para facilitar seu uso e sua padronização na instituição.

Uma Portaria possui as seguintes partes:

a Parte Inicial, com a epígrafe, a ementa e o preâmbulo;
a Parte Deliberativa, com o(s) dispositivo(s) oficial(is);
e a Parte Final, com a cláusula de revogação (quando couber), a cláusula de vigência e o fecho.

Aqui, é preciso evidenciar que em todo o texto de uma Portaria não deve ser usado o negrito. Apenas as palavras ou expressões em latim ou em língua estrangeira são grafadas em itálico.

A Parte Inicial

A Epígrafe, às vezes também chamada de cabeçalho, no caso de Portarias como Ato Oficial na UFSCar, é composta pelos elementos citados abaixo, centralizados, sem negrito e com letras maiúsculas, considerando que, por opção institucional no SEI-UFSCar, esse cabeçalho é dinâmico, ou seja, é atualizado automaticamente com os dados e não é editável¹, de modo que os dados não podem ser modificados pelo editor do documento. O sistema já emite o cabeçalho completo, composto por:

Título designativo em letras maiúsculas: PORTARIA OU PORTARIA CONJUNTA. No caso de Portaria Conjunta, a segunda unidade signatária será identificada no texto do preâmbulo e na indicação dos signatários;
Sigla da unidade da autoridade signatária em letras maiúsculas; e, em caso de portarias conjuntas, sigla da primeira unidade signatária;
A numeração sequencial (não anual) automática do documento gerada pelo SEI-UFSCar, antecedida da abreviatura Nº, em letra maiúscula;

As Portarias Conjuntas possuem numeração sequencial (não anual) própria e distinta da espécie na unidade de origem;

O ano da sua produção, antecedido de barra (/), que deve ser grafado sem ponto entre as casas do milhar e da centena.

Exemplos de epígrafe:

PORTARIA GR Nº 6285/2023

PORTARIA PROPG Nº 5/2022

PORTARIA CCET Nº 386/2023

______________________________

¹ No caso das siglas, todas estarão em maiúsculas também. Para verificar a grafia correta das siglas utilizadas na UFSCar para identificar suas unidades, consultar a Resolução CoAd nº 83, de 20 de abril de 2016, que dispõe sobre a padronização e atualização das nomenclaturas e siglas oficiais da UFSCar. Disponível em: https://www.spdi.ufscar.br/.

A Ementa explicita, de modo sintético e conciso, o objeto da Portaria como Ato Oficial, permitindo o conhecimento imediato da matéria. Sua redação exige cuidado na escolha de palavras-chave, que identifiquem com precisão seu conteúdo no momento da busca no sistema:

A ementa tem nove centímetros de recuo, com alinhamento justificado e com um espaçamento entre a linha superior e inferior. Essa formatação já consta do modelo do documento no SEI-UFSCar, de maneira automática;
Inicia-se, obrigatoriamente, pelo verbo, no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular: (I) designa; (II) institui; (III) constitui; (IV) autoriza; (V) cria; (VI) aprova; etc;
Evitar o uso do verbo genérico – dispõe, dando preferência para o verbo específico que expressa o teor do ato oficial, sempre que possível;
Recomenda-se que sua redação seja feita em uma frase e seja impessoal, a não ser quando se tratar de um ato de pessoal, com necessidade de indicação do nome do servidor em questão;
Ao término de sua redação, colocar ponto final;
No momento da publicação da Portaria no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UFSCar, por meio da função “Agendar Publicação”, a ementa deve ser colocada, obrigatoriamente, no campo Resumo, para facilitar o acesso e uso do sistema pelos usuários.

Exemplos de ementas:

Exemplo 1:

Designa Coordenador do Programa de Pós-Graduação em Imagem e Som.

Exemplo 2:

Constitui Comissão para elaboração do planejamento estratégico de internacionalização da UFSCar.

Exemplo 3:

Autoriza abertura de Concurso Público para o provimento de vagas para a carreira de Técnico-Administrativo para os Campi São Carlos, Araras, Sorocaba e Lagoa do Sino e constitui Comissão responsável pela realização do certame.

O Preâmbulo identifica a autoridade ou o dirigente do órgão que emite a Portaria pelo cargo que ocupa (por extenso), sua competência institucional para tanto e também inclui os “considerandos"²:

O parágrafo inicial indica a autoridade pelo cargo ocupado;

Exemplo:

O Diretor do Centro de Ciências da Natureza...

É opcional a referência da instituição após o cargo da autoridade signatária;

Exemplo:

O Diretor do Centro de Ciências Exatas e Tecnologia [da Universidade Federal de São Carlos]...

Não se faz necessário o uso de siglas nesse parágrafo inicial, a não ser que a mesma seja usada em outra parte do texto deliberativo ou do fecho. Se a sigla for utilizada, dever vir após o nome por extenso, precedida de hífen;

Exemplo:

A Diretora do Centro de Educação e Ciências Humanas – CECH...

Importante colocar de maneira correta, o(s) documento(s) oficial(is) que atribui(em) ao dirigente do órgão a competência para a publicação do ato oficial, o que exige consulta ao Estatuto e Regimento Geral da UFSCar, bem como ao Regimento Interno do Centro ou da UVR. Nos Anexos 2 e 3 constam os atos de aprovação dos Regimentos dos Centros e das Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria, que podem ser consultados pela página institucional dos Atos Normativos da UFSCar;

Exemplo:

O Pró-Reitor de Pesquisa, no uso das atribuições que lhe conferem o Estatuto e o Regimento Geral da Universidade Federal de São Carlos e Regimento Interno da Pró-Reitoria de Pesquisa...

No caso de Portaria Conjunta, a autoridade da unidade de origem vem em primeiro lugar, seguida do nome da autoridade da segunda unidade, ambas seguidas de sua competência para emissão da portaria;

Exemplo:

A Pró-Reitora de Graduação da Universidade de São Carlos e o Secretário Geral de Informática, no uso das atribuições que lhe conferem o Estatuto e Regimento Geral da Universidade Federal de São Carlos...

Após a indicação da(s) autoridade(s) e da(s) competência(s) para a emissão da portaria é preciso registrar, na mesma frase, quando couber, o número do processo SEI-UFSCar respectivo, nestes termos: “e tendo em vista o que consta do Processo SEI-UFSCar nº xxxxxxx”, colocando-se vírgula ao seu final (,);

Exemplo:

Abaixo da(s) indicação(ões) da(s) autoridade(s) e de sua(s) competência(s) são colocados os “considerandos”, que indicam a base legal ou os fundamentos de validade ou as justificativas;
Cada frase inicia-se por CONSIDERANDO em letras maiúsculas e termina em ponto e vírgula. O último “considerando” termina em vírgula;
É facultada a inclusão de links embutidos nos textos legais citados nos “considerandos”.

Para concluir o preâmbulo, é colocada a Ordem de Execução, por meio da palavra RESOLVE:” ou “RESOLVEM:” (em caso de Portaria Conjunta), em letras maiúsculas, seguida de dois pontos ( : ), com um espaçamento entre a linha superior e inferior, o que já vem formatado pelo SEI-UFSCar. Após o preâmbulo, inicia-se a parte deliberativa propriamente dita do ato oficial.

Exemplos de preâmbulos:

Exemplo 1:

A Reitora da Universidade Federal de São Carlos, no uso das atribuições legais e estatutárias que lhe foram conferidas pelo art. 4º do Estatuto da FUFSCar, aprovado pela Portaria MEC nº 1.161, de 04/07/1991, publicada no DOU de 05/07/1991 e pelo art. 27 do Estatuto da UFSCar, aprovado pela Portaria SESu/MEC nº 984, de 29/11/2007, publicada no DOU de 30/11/2007, e tendo em vista o que consta no Processo SEI-UFSCar nº 23112.024958/2023-29,
CONSIDERANDO os termos do Ofício nº 11/2023/CoGePe/ProGPe, de 08 de agosto de 2023,

RESOLVE:

Exemplo 2:

O Pró-Reitor de Pós-Graduação, no uso das atribuições estatutárias e regimentais, que lhe foram conferidas pelo Estatuto da UFSCar e pelo art. 32 do Regimento Geral da UFSCar,
CONSIDERANDO a Resolução CNE/CES nº 1, de 25 de julho de 2022,

RESOLVE:

Exemplo 3:

O Diretor do Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia da Universidade Federal de São Carlos, no uso de suas atribuições, expressas no Estatuto e Regimento Geral da UFSCar e no Regimento Interno do Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia, tendo em vista o que consta no Processo SEI-UFSCar nº 23112.009297/2023-10,

RESOLVE:

Exemplo 4:

A Diretora do Centro de Ciências da Natureza, no uso das atribuições estatutárias e regimentais, que lhe foram conferidas pelo Estatuto e Regimento Geral da Universidade Federal de São Carlos, e tendo em vista o que consta do Processo SEI-UFSCar nº 23112.011689/2023-31,

RESOLVE:

Exemplo 5:

A Diretora do Centro de Educação e Ciências Humanas e o Secretário Geral da Secretaria Geral de Informática da Universidade Federal de São Carlos, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelas Portarias GR nº 3.280/2018, de 4 de outubro de 2018 e nº 4.567/2020, de 3 de novembro de 2020, e tendo em vista o que consta no Processo SEI-UFSCar nº 23112.015938/2,

RESOLVEM:

______________________________

² A continuidade dos enunciados iniciados por “considerando” no preâmbulo dos atos oficiais foi uma opção institucional, por decisão da Comissão Permanente de Revisão dos Atos Normativos da UFSCar (CoPRAN), pois os mesmos foram excluídos dos atos normativos, por disposição do Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024 e da Portaria GR nº 6, de 2 de outubro de 2024.

A Parte Deliberativa

A unidade básica de articulação do texto da parte deliberativa é o artigo, indicado pela abreviatura “Art.”, seguida da numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do décimo;
A numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traço ou outros sinais, o que já está formatado no modelo SEI;
O texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto;
O texto do primeiro artigo não formará locução com o verbo constante da ordem de execução, nem será iniciado com o verbo no infinitivo impessoal:

Não usar: Aprovar.

Usar: Esta Portaria aprova... ; Fica aprovada...;

Usar de maneira uniforme o tempo verbal no texto, preferencialmente, o presente ou o futuro do presente do modo indicativo;
Restringir o texto de cada artigo a apenas um período;
Nos dispositivos da parte deliberativa, as datas podem ser grafadas de maneira resumida. Exemplo: 27/02/2025;

Os números devem ser grafados em algarismos arábicos, seguidos de sua nomenclatura por extenso, entre parênteses. Exemplo: 47 (quarenta e sete);

No caso de designação pro tempore, colocar o verbo e logo a seguir, pro tempore, entre vírgulas e em itálico;
No caso de constituição de grupo de trabalho, é recomendável a inclusão de artigo estabelecendo prazo para a conclusão dos trabalhos.

Exemplos da Parte Deliberativa:

Exemplo 1:

Art. 1º Esta Portaria designa a Profa. Dra. xxxxxxxxx para exercer a função de Coordenadora do Programa Interinstitucional de Pós-graduação em Estatística, com atribuição de Função Comissionada de Coordenação de Curso, pelo período de 2 (dois) anos, a partir de 11/09/2023.

Exemplo 2:

Art. 1º Fica constituído Grupo de Trabalho, que será responsável pela atualização do Regimento Interno da Unidade de Simulação em Saúde.
Art. 2º O Grupo de Trabalho terá 90 (noventa) dias para apresentação de relatório e minuta do Regimento Interno.

Exemplo 3:

Art. 1º Fica designada, pro tempore, a Profa. Dra. xxxxxxxxx para exercer a função de Coordenadora do Curso de Bacharelado em Agroecologia, com atribuição de Função Comissionada de Coordenação de Curso.

Exemplo 4:

Art. 1º Fica designado o Prof. Dr. xxxxxxxxxx para exercer a função de Vice-chefe do Departamento de Ciência da Informação, a partir de 08/09/2023.

Exemplo 5:

Art. 4º Fica estabelecido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para conclusão do Estudo Técnico Preliminar.

A Parte final

A parte final de uma portaria deve conter a cláusula de revogação, que objetiva registrar a revogação expressa de ato(s) anterior(es), quando couber.

No caso da revogação de uma Portaria que foi publicada no Diário Oficial da União – DOU, a cláusula de revogação deve conter todos esses dados de publicação no DOU: data (dia, mês e ano), seção e página³;
Muitas publicações dos Centros no DOU correspondem à designação de Coordenadores de Curso, com atribuição de Função Comissionada de Coordenação de Curso (FCC) e de Chefes de Departamento, com atribuição de Função Gratificada (FG).

Depois da cláusula de revogação, a parte final da portaria conterá a cláusula de vigência, isto é, a partir de quando produzirá efeitos. Em geral, a partir de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico.

Porém, as matérias publicadas no DOU tem validade após sua publicação no DOU e a cláusula de vigência deve ser assim redigida: Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

É recomendável a publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UFSCar após a publicação no DOU, pois pode ocorrer a devolução da matéria pela Imprensa Nacional;
Quando da publicação no Boletim de Serviço Eletrônico, registrar as informações da publicação no DOU, anotando em campos específicos: nome do Diário Oficial, seção, página e data (dia, mês e ano);
Também cabe observar que, em caso de constar data retroativa na vigência da matéria, a cláusula de vigência não deve ser colocada.

Por fim, os atos oficiais conterão fecho com o(s) nome(s) da(s) autoridade(s) signatária(s) e sua função, de maneira centralizada, separados do texto por uma linha em branco.

Exemplos da parte final:

Exemplo 1:

Art. 2º Fica revogada, a partir de 11/09/2023, a Portaria CCET nº 319/2022, de 31 de outubro de 2022, publicada no DOU em 1/11/2022, Seção 2, p. 41, que designou o Prof. Dr. xxxxxxxxxx para a função.

Exemplo 2:

Art. 2º Fica revogada, a partir desta data, a Portaria CCGT nº 59/2021, de 19/03/2021, que designava a xxxxxxxxx para a função acima.

Exemplo 3:

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Exemplo 4:

Art. 2º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico.

Exemplo 5:

Art. 15. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UFSCar e tem validade para os atos de gestão do orçamento 2023.

Exemplo 6:

Profa. Dra. xxxxxxxxxx
Pró-Reitora de Extensão

Exemplo 7:

Prof. Dr. xxxxxxxxxxxxx
Diretor em Exercício do Centro de Ciências Exatas e Tecnologia

Exemplo 8:

Profa. Dra. xxxxxxxxxxxxxx
Diretora do CCN

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³ Por orientação do Serviço de Divulgação de Atos Oficiais (SerDAO) da UFSCar, ao citar um documento publicado anteriormente no DOU, em matéria para publicação, deve constar a data da publicação do mesmo no DOU, como é o caso de revogação, alteração e anulação de documentos.

Portarias com Atos de Pessoal

As Portarias com Atos de Pessoal possuem algumas características próprias, de acordo com o Decreto Federal nº 12.002, de 22 de abril de 2024:

Referem-se a agentes públicos nominalmente identificados;
Não contém ementa;
Terão numeração sequencial distinta, que será reiniciada anualmente.

Deverão ser obedecidos para a produção de Portarias com Atos de Pessoal os demais dispositivos de regramento estabelecidos para Portarias, quando couber: a epígrafe, o preâmbulo, a parte deliberativa e a parte final.

Portanto, é preciso deixar claro que as Portarias com Atos de Pessoal possuem algumas diferenciações das demais Portarias, sendo as mesmas produzidas pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, por meio de suas divisões e departamentos.

Como Elaborar Atos Administrativos?

Apesar da flexibilidade prevista para seu uso, o Ato Administrativo é incidente nos Conselhos da UFSCar, que utilizam o documento Ato Normativo: Resolução para a emissão de normas e Ato Oficial: Ato Administrativo para a emissão das demais decisões (não normativas) do plenário e também para situações referentes ao próprio funcionamento do Conselho, inclusive existindo dispositivo específico sobre seu uso em vários Regimentos Internos, como é o caso dos Conselhos de Centro, do Conselho de Administração, do Conselho de Pós-Graduação e do Conselho Universitário.

Com a recente possibilidade de emissão de Portarias pelos dirigentes das Unidades Diretamente vinculadas à Reitoria, o volume de produção de Atos Administrativos diminuiu nas UVRs. Nas UnVRs, onde Atos Administrativos podem ser utilizados para o registro e publicização de todas as atividades relativas à sua administração, organização e funcionamento, seu uso ainda não foi capilarizado entre as mesmas.

O Anexo 5 apresenta o modelo SEI/UFSCar de Ato Oficial: Ato Administrativo, no qual foi, recentemente, incluído parágrafo final para anotação de homologação de ad referendum, por meio de apostilamento⁴, no pé da página.

Um Ato Administrativo também possui as seguintes partes:

a Parte Inicial, com a epígrafe, a ementa, o preâmbulo;
Parte Deliberativa, com o(s) dispositivo(s) oficial(is);
e a Parte Final, com a cláusula de revogação (quando for o caso), a cláusula de vigência e o fecho.

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⁴Para adicionar informações novas em ato já publicado, por meio da funcionalidade do SEI-UFSCar “Gerar Publicação Relacionada”.

A Parte Inicial

A Epígrafe de um Ato Administrativo é composta pelos mesmos elementos comuns da Portaria, centralizados, sem negrito e com letras maiúsculas, advindos do próprio SEI-UFSCar automaticamente:

Título designativo em letras maiúsculas: Ato Administrativo;
Sigla do Conselho, da UVR ou da UnVR em letras maiúsculas;
A numeração sequencial (não anual) automática do documento, gerada pelo SEI, antecedida da abreviatura Nº, em letra maiúscula;
O ano da sua produção, antecedido de barra (/), que deve ser grafado sem ponto entre as casas do milhar e da centena.

Exemplos de epígrafe:

ATO ADMINISTRATIVO COAD Nº 269/2023

ATO ADMINISTRATIVO COC/CCET Nº 194/2023

ATO ADMINISTRATIVO CCCE-SO Nº 2/2023

ATO ADMINISTRATIVO SIBI Nº 28/2023

A Ementa deve explicitar de maneira precisa a deliberação do Ato Administrativo, permitindo a identificação da deliberação no momento da busca no sistema.

A ementa tem nove centímetros de recuo com alinhamento justificado e espaçamento entre a linha superior e inferior. Essa formatação já consta do modelo do documento no SEI-UFSCar, de maneira automática:

Inicia-se, obrigatoriamente, pelo verbo, no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular: (I) designa; (II) institui; (III) constitui; (IV) autoriza; (V) cria; (VI) aprova, etc;
Evitar o uso do verbo genérico – dispõe, dando preferência para o verbo específico que expressa o teor do ato oficial;

Recomenda-se que sua redação feita em uma frase e seja impessoal, a não ser quando se tratar de um ato de pessoal, com necessidade de indicação do nome do servidor em questão;
Ao término de sua redação, colocar ponto final ( . );
No momento da publicação da Portaria no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UFSCar, por meio da função “Agendar Publicação”, a ementa deve ser colocada, obrigatoriamente, no campo Resumo, para facilitar o acesso e uso do sistema pelos usuários.

Exemplos de ementas:

Exemplo 1:

Designa Comissão para Eleição de Representantes TAs e Discentes para o CoC-CCET.

Exemplo 2:

Nomeia membros do Núcleo de Segurança do Paciente da Unidade Saúde Escola da Universidade Federal de São Carlos.

Exemplo 3:

Nomeia representante do Conselho do Centro de Ciências Biológicas e da Saúde - CCBS, como membro do Conselho de Administração, na qualidade de representante suplente.

O Preâmbulo indica o Conselho ou seu Presidente, o cargo do Dirigente da UVR ou UnVR que emite o Ato Administrativo, sua competência e também inclui os “considerandos”⁵.

O parágrafo inicial indica:

o Presidente do Conselho: 1) nos casos de ad referendum, nos quais ele toma uma decisão provisória até sua homologação em próxima reunião do Conselho; 2) nos assuntos de abrangência interna do colegiado, para os quais o Presidente tem autonomia para decidir, como nomeação de seus membros eleitos, constituição de comissão ou grupo de trabalho, dentre outras;
o Conselho, nos casos que foram analisados e deliberados pelo Conselho;
o cargo do Dirigente da UVR ou UnVR, nos casos da emissão do Ato Administrativo por essas unidades.

Após a indicação – do Presidente do Conselho ou do Conselho ou do Dirigente da UvR ou UnVR –, o parágrafo inicial do preâmbulo segue com sua competência para a emissão do ato administrativo, com referência ao Estatuto e Regimento Geral da UFSCar e/ou demais Regimentos Gerais e Internos Específicos, bem como de dispositivos específicos dessas normativas;
Em seguida, na mesma frase, quando couber, o número do processo SEI-UFSCar respectivo, nestes termos: “e tendo em vista o que consta do Processo SEI-UFSCar nº xxxxxxx”;
Depois, são colocados os “considerandos”, que indicam a base legal ou os fundamentos de validade;
Cada frase inicia-se por CONSIDERANDO em letras maiúsculas e termina em ponto e vírgula. O último “considerando” termina em vírgula;
É facultada a inclusão de links embutidos nos textos legais citados nos “considerandos”;
Para concluir o preâmbulo, com um espaçamento entre a linha superior e inferior, com formatação automática, é colocada a ordem de execução, com a palavra “RESOLVE”, em maiúsculas, seguida de dois pontos ( : ) e em primeira margem e a seguir a parte deliberativa propriamente dita.

Exemplos de preâmbulos:

Exemplo 1:

O Presidente do Conselho do Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia da Universidade Federal de São Carlos – CoC-CCET, no uso das atribuições que lhe conferem o Estatuto e o Regimento Geral da UFSCar,

RESOLVE:

Exemplo 2:

O Conselho do Centro de Ciências em Gestão e Tecnologia da Universidade Federal de São Carlos, no uso das atribuições que lhe conferem o Estatuto e o Regimento Geral da UFSCar, em sua 95ª. Reunião Ordinária, realizada em 16 de agosto de 2023,

RESOLVE:

Exemplo 3:

O Pró-Reitor de Pós-Graduação no uso das atribuições que lhe conferem o Regimento Geral da UFSCar e o Regimento Interno da ProPG,

RESOLVE:

______________________________

⁵ A continuidade dos enunciados iniciados por “considerando” no preâmbulo dos atos oficiais foi uma opção institucional, por decisão da Comissão Permanente de Revisão dos Atos Normativos da UFSCar - CoPRAN, pois os mesmos foram excluídos dos atos normativos, por disposição do Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024 e da Portaria GR nº 6, de 28 de agosto de 2024.

A Parte Deliberativa

As orientações para elaboração da parte deliberativa são praticamente iguais para todos os atos oficiais.

A unidade básica de articulação do texto da parte deliberativa é o artigo, indicado pela abreviatura “Art.”, seguida da numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do décimo;
A numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traço ou outros sinais, o que já está formatado no modelo SEI;
O texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto;
O texto do primeiro artigo não formará locução com o verbo constante da ordem de execução nem será iniciado com o verbo no infinitivo impessoal:

Não usar: Aprovar.

Usar: Este Ato Administrativo aprova... ; Fica aprovada...;

Usar de maneira uniforme o tempo verbal no texto, preferencialmente, o presente ou o futuro do presente do modo indicativo;
Restringir o texto de cada artigo a apenas um período;
Em caso de ad referendum, colocar o verbo e logo a seguir ad referendum do Conselho xxxx;
No caso de constituição de grupo de trabalho, é recomendável a inclusão de artigo estabelecendo prazo para a conclusão dos trabalhos.

Exemplos da parte deliberativa:

Exemplo 1:

Art. 1º Ficam nomeadas as Profas. Dras. xxxxxxxxxxxxxx e xxxxxxxxxxxxxx, representantes do Conselho do Centro de Ciências Biológicas e da Saúde, como membros efetivo e suplente, respectivamente, do Conselho Universitário.

Exemplo 2:

Art. 1º Fica aprovado ad referendum do Conselho de Extensão o relatório da atividade de extensão intitulada xxxxxxxxxxxxxxxx, Processo ProExWeb nº 23112.00xxxxx/2021-03, sob a coordenação do Prof. Dr. xxxxxxxxxxxx, tendo como setor responsável o Departamento de Engenharia de Produção.

A Parte Final

A parte final do Ato Administrativo deve conter a cláusula de revogação expressa de ato(s) anterior(es), quando couber, o que não é frequente nos Atos Administrativos.

Também deve incluir ao seu final a cláusula de vigência, isto é, a partir de quando produzirá efeitos. Em geral, a partir de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico.

Por fim, um Ato Administrativo conterá o fecho com o nome da autoridade signatária e seu cargo ou função, de maneira centralizada, separados do texto por uma linha em branco.

Exemplos da parte final:

Exemplo 1:

Art. 2º. Este Ato revoga o Ato Administrativo ProPG nº 9, de 14 de dezembro de 2021.

Exemplo 2:

Art. 2º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico.

Exemplo 3:

Profa. Dra. xxxxxxxxxxxx
Presidente do CoC-CCBS

Exemplo 4:

Prof. Dr. xxxxxxxxxxxxxxxx
Presidente em Exercício do CoC-CCET

Exemplo 5:

xxxxxxxxxxxxxxxx
Presidente do Sistema Integrado de Bibliotecas

Exemplo 6:

Prof. Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Diretor da Divisão Técnica da Unidade Saúde Escola

ANEXO 1 – Principais Diferenças – Ato Normativo e Ato Oficial

Item	Ato Oficial	Ato Normativo
Objetivo	Designação de pessoa ou grupo de pessoas, assuntos específicos de competência da(s) autoridade(s) ou conselho(s)	Publicação de normas, regras, padrões genéricos e impessoais por autoridade(s) ou conselho(s).
Cabeçalho	Dinâmico e não editável, não permite modificações.	Editável, permite modificações.
Sigla da(s) Unidade(s)	Permanece inalterada em letras maiúsculas, mesmo que, oficialmente, tenha letras minúsculas. No caso de ser ato conjunto, não é colocada a segunda sigla, apenas a sigla da unidade ou colegiado de origem. A outra unidade é apenas referenciada no texto do preâmbulo.	O campo da sigla é editável e deve ser colocada a sigla oficial da unidade ou do colegiado, com o uso de letras maiúsculas e minúsculas. No caso de ato conjunto, são colocadas as duas siglas oficiais, separadas por barra, sendo a primeira a da unidade de origem.
Número e data	O número do ato oficial é colocado automaticamente pelo SEI-UFSCar, em numeração sequencial da unidade ou colegiado, seguido por barra e apenas pelo ano de publicação. A data de vigência é a data de publicação no Boletim de Serviço Eletrônico. No caso de atos conjuntos, a numeração é sequencial, distinta por unidade ou colegiado de origem.	O número do ato normativo é colocado automaticamente pelo SEI-UFSCar, em numeração sequencial da unidade ou colegiado, porém o campo é editável, com colocação por extenso da data de criação do documento, que pode ser modificada, em caso de necessidade. Essa data não interfere na data de vigência, que é determinada na cláusula de vigência. No caso de atos normativos conjuntos, a numeração é sequencial, distinta por unidade ou colegiado de origem.
Ementa, preâmbulo e “considerandos”	Possui ementa, preâmbulo e “considerandos”	Possui ementa e preâmbulo.
Estilos	Praticamente, é usado somente o estilo Artigo Nível 1. Os demais ficam disponíveis.	Usa mais estilos de numeração (Artigo, Parágrafo, Inciso, Alínea e Item), dependendo da complexidade da normativa.
Revogação	Inclui cláusula de revogação, se for o caso	Inclui cláusula de revogação, se for o caso.
Cláusula de vigência	No geral, a cláusula de vigência estabelece a produção de efeitos a partir da data de publicação no Boletim de Serviço Eletrônico, não havendo vacatio legis (período entre a data de publicação do ato normativo e o início de sua vigência, de modo que a data de publicação e de vigência não coincidem).	A cláusula de vigência estabelece a produção de efeitos: a) Se não houver vacatio legis: a partir da data de publicação no Boletim de Serviço Eletrônico; b) Se houver vacatio legis: - (nº. cardinal por extenso) dias após a data de publicação; - no (nº. ordinal por extenso) dia do mês subsequente ao de sua publicação; - em (data por extenso); - ou, ainda, pode ser estabelecida em dias úteis, semanas ou meses, contados a partir da data de publicação.
Publicação	Publicado no Boletim de Serviço Eletrônico.	Publicado no Boletim de Serviço Eletrônico.
Busca	Tem nome diferenciado, com prefixo "Ato Oficial: [tipo de ato]", ficando mais fácil sua identificação.	Tem um nome diferenciado, com prefixo "Ato Normativo: [tipo de ato]", ficando mais fácil sua identificação.
Modelo	Os modelos de atos oficiais possuem texto padrão e os campos tracejados por padrão, com legenda ao passar o mouse.	Não é necessário especificar os textos no modelo, pois cada ato normativo é diferente, mantendo-se padronizado apenas os campos de epígrafe e ementa.

ANEXO 2 – Atos de Aprovação dos Regimentos dos Centros

Centro	Ato de Aprovação – Regimento Interno (em ordem cronológica de aprovação)
Centro de Ciências Humanas e Biológicas (CCHB)	Resolução ConsUni nº 840, de 1º de abril de 2016, homologa o Regimento Interno do CCHB
Centro de Educação e Ciências Humanas (CECH)	Resolução ConsUni nº 843, de 6 de maio de 2016, homologa o Regimento Interno do CECH
Centro de Ciências em Gestão e Tecnologia (CCGT)	Resolução ConsUni nº 880, de 25 de agosto de 2017, homologa o Regimento Interno do CCGT
Centro de Ciências e Tecnologias para Sustentabilidade (CCTS)	Resolução ConsUni nº 32, de 11 de setembro de 2020, homologa o Regimento Interno do CCTS
Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia (CCET)	Resolução ConsUni nº 55, de 6 de agosto de 2021, dispõe sobre o Regimento Interno do CCET
Centro de Ciências Biológicas e da Saúde (CCBS)	Resolução ConsUni nº 66, de 17 de dezembro de 2021, dispõe sobre o Regimento Interno do CCBS
Centro de Ciências Agrárias (CCA)	Resolução ConsUni nº 102, de 16 de maio de 2023, dispõe sobre o Regimento Interno do CCA
Cro de Ciências da Natureza (CC)

ANEXO 3 – Atos de Aprovação dos Regimentos Internos das URVs

URVs (em ordem alfabética)	Ato de Aprovação – Regimento Interno
Coordenadoria de Comunicação Social
Coordenadoria de Gestão e Mediação de Condutas
Editora Universitária da UFSCar	Resolução CoAd nº 93, de 17 de março de 2017
Hospital Universitário da UFSCar (aprovado na 9ª Reunião Ordinária do Colegiado Executivo, realizada em 28 de março de 2017.	Publicado no Boletim de Serviço EXTRAORDINÁRIO nº 271, de 27 de abril de 2017 (documento SEI 3381087). Disponível em: https://www.gov.br/ebserh/pt-br/hospitais-universitarios/regiao-sudeste/hu-ufscar/acesso-a-informacao/institucional/RegimentoInternoHUUFSCar.pdf
Instituto da Cultura Científica
Instituto de Estudos Avançados e Estratégicos	Resolução ConsUni nº 1, de 5 de abril de 2024
Instituto de Línguas
Núcleo de Formação de Professores	Resolução ConsUni nº 675, de 15 de outubro de 2010
Núcleo Multidisciplinar e Integrado de Estudos, Formação e Intervenção em Economia Solidária	Resolução ConsUni nº 749, de 30 de agosto de 2013
Ouvidoria	Resolução CoAd nº 78, de 14 de agosto de 2015
Secretaria Geral de Ações Afirmativas, Diversidade e Equidade	Resolução CoAd nº 87, de 19 de agosto de 2016
Secretaria Geral de Educação a Distância
Secretaria Geral de Gestão Ambiental e Sustentabilidade	Resolução ConsUni nº 16, de 5 de novembro de 2019
Secretaria Geral de Gestão do Espaço Físico
Secretaria Geral de Informática
Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais
Secretaria Geral de Relações Internacionais
Sistema Integrado de Bibliotecas
Unidade de Auditoria Interna	Resolução ConsUni nº 76, de 29 de julho de 2022
Unidade Multidisciplinar de Memória e Arquivo Histórico
Unidade Saúde-Escola	Resolução ConsUni nº 859, de 26 de agosto de 2016