Há uma série de benefícios proporcionados pelo uso do SEI nas instituições, entre eles, citamos os 10 mais!

1) Agilidade na tramitação de processos

A automação dos processos da instituição no SEI, por si só, já agiliza toda a criação, execução e tramitação dos processos e seus documentos. Além disso, quando vai ocorrer essa automação, é comum também a otimização do processo, por meio da diminuição de tarefas envolvidas, da redução de campos de formulários e da simplificação de documentos.

A tramitação dos processos em papel, em geral, depende de uma logística complexa e do uso de serviços de transporte que dependem de agendamento e apresentam custos. Com o SEI, todas essas questões são reduzidas ou mesmo eliminadas completamente, tornando as idas e vindas dos processos mais fluidas e muito mais rápidas! 

Pelo SEI, o processo é enviado e recebido imediatamente, por meio da internet, em poucos segundos, as ações são realizadas mais rapidamente, independente da localização das pessoas envolvidas nas ações, permitindo saltos quânticos na agilização do trâmite dos processos!

Por exemplo, na UFF um processo de auxílio transportes que tinha duração de 72 dias para ser executado quando em meio físico, passou para 20 dias com o SEI (UFF, 2017).

2) Facilidade de localização

No SEI, existe uma pesquisa básica em que se pode buscar em qualquer campo dos processos e documentos e uma pesquisa avançada, em que se pode especificar os campos de busca de forma combinada e utilizando-se expressões booleanas. Com isso, é possível facilmente localizar processos e documentos, mesmo que estejam em outras unidades.

3) Facilidade de visualização

Também é fácil visualizar os processos e documentos, pois todos os processos são ordenados na forma de uma árvore com os documentos em sequência cronológica e a maioria dos conteúdos dos documentos pode ser facilmente visto apenas clicando-se sobre o nome e número do documento.

4) Facilidade de acesso

O acesso a processos e documentos também é facilitado a partir da busca, podendo-se clicar em qualquer processo ou documento que esteja em qualquer unidade, desde que não haja restrições de acesso. Quando os processos eram em papel, era necessário um longo tempo para se descobrir onde estava um processo, conseguir que a unidade enviasse o processo e aguardar dias até que o processo chegasse para se consultar o que se desejava. 

Até mesmo para o usuário da internet, é possível por meio do SEI Público da instituição, pesquisa processos e documentos públicos para ver seu andamento e até mesmo visualizar os documentos do processo.

5) Melhor organização dos conteúdos

No SEI, há diversas maneiras de se organizar os conteúdos, entre elas os Marcadores, as Anotações e os Blocos Internos, os quais permitem o armazenamento organizado de processos, a categorização dos processos por assuntos do interesse da unidade e a comunicação rápida entre os membros da unidade que pode até mesmo ser registrada no SEI para consulta posterior.

6) Economia de Recursos

A economia é um dos grandes bens trazidos pelo SEI! Como já dito acima, o SEI contribui imensamente com a economia de papel, de impressoras, de cartuchos e de transporte dos processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia!

Além disso, muito se economiza com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros, quanto de pessoas envolvidas nessas atividades.

A Prefeitura de São Paulo conta que, desde a implantação do SEI em 2051, já economizou com o SEI mais de 36 milhões de folhas de papel!!! E que já fez uma economia estimada em R$ 2 milhões dos cofres públicos!!!

7) Economia de Espaço

Além da economia de dinheiro, também há uma enorme economia com espaço, pois não é mais necessário realizar a guarda dos processos e documentos institucionais em papel! Assim, aos poucos os Arquivos Permanentes e Intermediários vão deixando de ser ocupados com novos processos e documentos e vão podendo ser digitalizados e incluídos no SEI, deixando-se esses espaços totalmente livres para novas atividades! 

Com isso, também se economiza com armários, arquivos de aço e com materiais para escritório, como pastas, caixas etc. A Rede Nacional de Pesquisa (RNP, 2017) conta que o MCTIC obteve redução de gastos de aproximadamente 90% com materiais de escritório após a implantação do SEI!!!

8) Economia de Tempo e Eliminação de tarefas repetitivas

O SEI também economiza, e muito!, o tempo de seus usuários, pois a otimização dos fluxos dos processos e da sua tramitação também contribui com a eficiência daqueles que trabalham com o SEI, caindo em desuso muitas tarefas, deixando ao trabalhador um tempo a mais para desenvolver atividades mais sofisticadas e interessantes!

Os fluxos de processo bem definidos no SEI e disponíveis para quaisquer usuários do processo também colaboram imensamente para que todos realizem as ações no processo da forma correta, evitando-se erros e desvios no fluxo que atrapalham o bom andamento do processo e, com isso, os trabalhadores ganham tempo para outras atividades.

O SEI elimina muitas tarefas repetitivas, tais como o protocolo de entrada e saída de processos nas unidades, que exigia a presença de um membro da unidade para esse trabalho, ocupando-lhe boa parte do seu tempo diário. No SEI, o registro da entrada, saída e de diversas outras ações ocorridas no processo é feito automaticamente pelo sistema, de modo que essa tarefa, como tantas outras, é eliminada, permitindo que o membro da unidade realize tarefas mais interessantes que desenvolvam seus potenciais de trabalho.

Os modelos de documentos também contribuem com a eliminação de tarefas repetitivas, com a padronização de formulários utilizados por todas as unidades e com isso, ganha-se tempo e evita-se o retrabalho com criação e recriação de modelos que já estão prontos e disponíveis a todos!

9) Transparência do andamento do processo

Um dos principais objetivos do SEI é justamente atender à Lei de Acesso à Informação, também conhecida como Lei da Transparência, o que o SEI cumpre com presteza, tornando os processos e documentos facilmente acessíveis ao cidadão, com a vantagem de beneficiar ainda mais os membros da instituição, ampliando as possibilidades de compartilhamento do trabalho.

Isso ocorre porque os processos e documentos não precisam ser inseridos no SEI para o acesso público. Ao contrário, eles já são elaborados, assinados e tramitados no SEI e ficam automaticamente disponíveis para consulta dos processos e do seu andamento.

10) Proteção contra avarias e perdas

O SEI também protege os processos e documentos da instituição contra avarias e perdas, evitando-se problemas com chuvas, umidade, mofo, insetos e perdas de documentos e processos. Desde que a instituição tenha um bom plano de guarda e backup dos seus dados, estes estarão protegidos no SEI. 

Na UFSCar, a Secretaria de Informática (SIn) é responsável pelos sistemas da instituição, inclusive o SEI. Para este, a SIn realiza diversos backups com diferentes periodicidades:

Plano de Backup do SEI na UFSCar (SIn)
Realizam 2 tipos de cópias:	Esquema de Backups
Banco de dados	1 backup por dia, até 15 dias atrás
Arquivos	1 backup por semana até 15 semanas
-> Perda máxima de 1 dia de trabalho se ocorrer uma falha grave	1 backup por mês até 12 meses

Referências

Prefeitura de São Paulo. Prefeitura atinge marca de 1 milhão de processos eletrônicos. Disponível em: https://processoeletronico.prefeitura.sp.gov.br/noticias/1-milhao-processos-eletronicos/.

Rede Nacional de Pesquisa. Conheça os benefícios e desafios do Sistema Eletrônico de Informações. RNP, 2017. Disponível em: https://www.rnp.br/noticias/conheca-os-beneficios-e-desafios-do-sistema-eletronico-de-informacoes.

UFF. Relatório de implantação e acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações na UFF. Niterói: UFF, 2017. Disponível em: http://www.uff.br/sites/default/files/sites/default/files/imagens-das-noticias/relatorio_anual_comissao_sei_uff.doc_22_jan_-_versao_final.pdf