Algo importantíssimo a se saber sobre o uso do SEI é sobre a relação entre os processos e documentos. 

No SEI, não se pode criar documentos avulsos, apenas documentos que fazem parte de um processo. Isso já deveria ser assim desde sempre, mas, por motivos de força maior, há o hábito generalizado de se tramitar documentos avulsos, sem que façam parte de um processo. Mas no SEI, isto não é possível!

O SEI segue à risca a teoria do processo administrativo, que é muito bem apresentada pelo teórico do Direito Administrativo, o Senhor Carvalho Filho, com grifo nosso:

O termo processo indica uma atividade para a frente, ou seja, uma atividade voltada a determinado objetivo. Trata-se de categoria jurídica caracterizada pelo fato de que o fim alvitrado resulta da relação jurídica existente entre os integrantes do processo. Na verdade, pode definir-se o processo como a relação jurídica integrada por algumas pessoas, que nela exercem várias atividades direcionadas para determinado fim.

De fato, a ideia do processo reflete função dinâmica, em que os atos e os comportamentos de seus integrantes se apresentam em sequência ordenada com sentido teleológico, vale dizer, perseguindo o objetivo a que se destina o processo. [...]

Assim como a sentença é o objetivo final do processo judicial, a lei é o fim último do processo legislativo.⁷⁵ Por outro lado, se a função é a administrativa, a relação jurídica traduzirá processo administrativo, sendo, da mesma forma, inafastáveis as características do processo em geral – de um lado, as atividades sequenciadas produzidas pelos figurantes da relação jurídica e, de outro, o objetivo final a que se destina.

Com base nas afirmações do autor, pode-se compreender que o processo administrativo é formado por um conjunto de documentos sequenciados, que representam atividades, atos ou comportamentos dos envolvidos no processo, voltados a um determinado objetivo ou temática. 

Assim, o SEI reflete exatamente essas afirmações, apresentando o processo administrativo como objeto principal das ações e comportamentos dos agentes administrativos, que são materializados na forma de documentos, organizados em ordem cronológica, visando ao cumprimento de um objetivo, que se concretiza na forma de uma classificação de assuntos. 

A inclusão de documentos no SEI só pode ser feita se for dentro de um processo e jamais um processo deve ser um conjunto de ofícios recebidos ou ofícios enviados. Imagine a seguinte situação: a unidade X fez um ofício para a unidade A e outro para a unidade B dentro do mesmo processo, sobre os assuntos mais variados.

Depois ela fez outro ofício para C, outro para D e assim sucessivamente até completar um conjunto de uns 20 ofícios no mesmo processo. Nesse caso, ao enviar o processo para a unidade A, ela não entenderá o que significam aqueles ofícios de assuntos os mais diversos e qual deles se destina a ela e qual é o histórico do seu assunto, pois pode estar em um outro processo, nos ofícios recebidos!!!

Essa forma de arquivamento de documentos em pastas pelo tipo de documento e não pelo assunto/objetivo pode causar muitas confusões para as unidades!

Por isso, lembre-se sempre desta importante sequência:

1. Abrir um processo para um determinado assunto ou objetivo
2. Incluir no processo os documentos necessários sobre o assunto, na ordem cronológica dos fatos
3. Enviar o processo somente aos envolvidos neste, sem misturar documentos de outros assuntos!

Referências

CARVALHO FILHO, J.S. Manual de direito administrativo. 28.ed. São Paulo, Atlas, 2014. p. 1005-1006.