Você sabe o que são metadados? Pode-se dizer que eles são os dados sobre os dados. Por exemplo, os metadados de um livro seriam o seu autor, o título, a editora, o ano, os assuntos etc. Tudo que pode ajudar o interessado no livro a encontrá-lo em uma base de dados ou catálogo. 

No caso do SEI, existem os metadados dos processos e os metadados dos documentos. Os metadados no SEI são dados que possibilitam a pesquisa do processo posteriormente, portanto, se os metadados não são preenchidos corretamente, é possível que se tenha dificuldades em localizar os processos e documentos quando se precisar deles. Por isso, nunca deixe de preencher corretamente e da forma mais completa e detalhada possível os metadados dos seus processos e documentos.

Metadados de Processos

Os metadados do processo já aparecem na página seguinte à escolha do tipo de processo: 

Os metadados de um processo incluem os seguintes campos:

• Protocolo: é o número e protocolo automático atribuído para novos processos ou o número informado já existente atribuído pelo usuário quando digitaliza um processo físico
• Tipo de Processo: é o que determina o fluxo do processo e os modelos de documentos a serem utilizados no processo. Cada tipo de processo tem uma base de conhecimento associada, que muda quando se altera o tipo de processo.
• Especificação: é o título que especifica o assunto do processo da forma mais detalhada possível, considerando o campo com 100 caracteres
• Classificação por Assuntos: é o que determina o objetivo do processo e também a guarda do processo e seus documentos.
• Interessados: pode incluir todas as pessoas físicas e jurídicas que seja interessadas no processo, desde os solicitantes, autorizantes, ordenadores, fornecedores, participantes, enfim, todos aqueles que efetivamente vão utilizar o processo para alguma coisa.
• Observações desta Unidade: são as informações importantes que não couberam em outros campos; este campo também é apresentado na busca
• Nível de Acesso: indica se o processo é público, restrito ou sigiloso. 

Metadados de Documentos Internos

No caso dos documentos internos, os metadados aparecem na página seguinte à escolha do tipo de documento interno.

Os metadados de um documento interno incluem os seguintes campos:

• Texto Inicial: indica a origem do modelo do documento, que pode ser cópia de um outro anterior ou de um favorito, conter  um texto padrão previamente definido ou proveniente do modelo propriamente dito, definido para aquele tipo de processo.
• Descrição: é o título que especifica o assunto do documento da forma mais detalhada possível, considerando o campo com 100 caracteres; também pode ser usado automaticamente como "Referência:"  em documentos do tipo ofício, despacho, relatório etc.
• Interessados: pode incluir todas as pessoas físicas e jurídicas que seja interessadas no processo, desde os solicitantes, autorizantes, ordenadores, fornecedores, participantes, enfim, todos aqueles que efetivamente vão utilizar o processo para alguma coisa.
• Destinatários: trata-se das pessoas físicas e/ou jurídicas que receberão efetivamente aquele documento no processo.
• Classificação por Assuntos: é o que determina o objetivo do processo e também a guarda do processo e seus documentos. Deve-se utilizar preferencialmente o mesmo assunto utilizado no processo como um todo.
• Observações desta Unidade: são as informações importantes que não couberam em outros campos; este campo também é apresentado na busca.
• Nível de Acesso: indica se o processo é público, restrito ou sigiloso.

Metadados de Documentos Externos

No caso dos documentos externos, os metadados aparecem na página seguinte à escolha do tipo "externo".

Os metadados de um documento externo incluem os seguintes campos:

• Tipo de Documento: é a especificação do tipo de documento externo que está sendo carregado no processo.
• Data do Documento: trata-se da data em que o documento foi elaborado, salvo ou assinado, a qual se encontra especificada no próprio documento; caso não haja uma data no documento, pode-se considerar a data atual.
• Número/Nome na Árvore: é o título que compõem juntamente como o "Tipo de Documento" definido acima, a descrição do documento na árvore do processo, que ajuda a identificar mais facilmente do que se tratar ao passar dos olhos na árvore; deve ser resumido, pois o campo contém apenas 50 caracteres.
• Formato: indicar se é um documento nato-digital, ou seja, nascido em meio digital, por exemplo, recebido por e-mail, baixado de um site ou de um documento já digital; ou se é um documento digitalizado na unidade
  • No caso de "Digitalizado nesta Unidade", indicar o Tipo de Conferência: que pode ser:
    • Cópia Autenticada Administrativamente: documento proveniente de um sistema tal como o SEI que apresenta autenticação administrativa.
    • Cópia Autenticada em Cartório: documento autenticado em cartório, contendo selo de autenticidade;
    • Documento Original: documento primário contendo inclusive assinaturas originais manuscritas;
    • Cópia Simples: fotocópias sem autenticação de documentos originais.
• Remetente: pode incluir a pessoa física ou jurídica que remeteu o documento para a unidade.
• Interessados: pode incluir todas as pessoas físicas e jurídicas que seja interessadas no processo, desde os solicitantes, autorizantes, ordenadores, fornecedores, participantes, enfim, todos aqueles que efetivamente vão utilizar o processo para alguma coisa.
• Destinatários: trata-se das pessoas físicas e/ou jurídicas que receberão efetivamente aquele documento no processo.
• Classificação por Assuntos: é o que determina o objetivo do processo e também a guarda do processo e seus documentos. Deve-se utilizar preferencialmente o mesmo assunto utilizado no processo como um todo.
• Observações desta Unidade: são as informações importantes que não couberam em outros campos; este campo também é apresentado na busca.
• Nível de Acesso:  indica se o processo é público, restrito ou sigiloso.

Pesquisa Avançada por Metadados

A busca ou pesquisa avançada do SEI apresenta uma série de campos que correspondem aos metadados dos processos e documentos, como se pode ver na interface desta busca.

A pesquisa avançada permite uma série de estratégias, incluindo o uso de caracteres coringa e de operadores booleanos, sendo que há um help de como utilizar esses elementos logo ao lado do campo de busca principal.

Quanto mais documentos e processos existirem no SEI-UFSCar, mais imprescindível se tornarão os metadados de processos e documentos, pois a combinação de dois ou mais campos de busca possibilitará encontrar mais facilmente os itens que necessitamos. Ao contrário, quanto menos metadados definimos, mais difícil localizarmos nossos interesses nesse oceano de processos e documentos!