O SEI, devido ao seu desenvolvimento todo pensado para o cumprimento da Lei de Acesso à Informação, mantém todos os membros de uma unidade com acesso para edição dos documentos da unidade e para assinatura destes. Ou seja, se o usuário tem um perfil que possibilita assinar documentos, ele poderá assinar qualquer documento que tenha sido criado no âmbito da unidade, assim como os documentos enviados por meio do bloco de assinaturas.

No entanto, tal como ocorria com os processos físicos, os quais chegavam à unidade nas mãos de uma secretaria ou de uma recepção, os membros da unidade não iam assinando quaisquer documentos que chegassem à unidade que não fossem da sua competência! Eles deixavam os documentos ou processos nas mesas daqueles que eram os responsáveis por assiná-los! O mesmo ocorre no SEI.

Dentro de cada unidade, há pessoas que detém competências específicas para assinar, autorizar, ordenar despesas, instituir normativas etc. Por exemplo, quando um servidor faz uma solicitação de progressão na carreira, é ele próprio quem tem a competência para assinar o documento de pedido. Mas quando chegam as folhas de ponto dos servidores da unidade, somente a chefia da unidade tem a competência para assinar.

Quando precisamos gastar alguma verba da universidade, sempre é necessário que um ordenador de despesas autorize o gasto. Mas quando é necessário estabelecer uma normativa específica relativa aos trabalhos de uma pró-reitoria, somente o Pró-Reitor poderá assinar tal normativa. E, por fim, há muitos documentos, tais como portarias, atas, relatórios, entre outros, que só podem ser assinados pela Reitora.

Assim, a assinatura de documentos no SEI deve ser feita sempre tendo em vista a competência necessária para tal. Existem inclusive portarias específicas de delegação de competências que devem estar de acordo com a legislação vigente.

A principal legislação relativa à delegação de competências encontra-se na Lei nº 9.784/1999, que regula o Processo Administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, em seu capítulo IV, "DA COMPETÊNCIA", contando com uns poucos artigos, aqui descritos integralmente:

Art. 11. A competência é irrenunciável e se exerce pelos órgãos administrativos a que foi atribuída como própria, salvo os casos de delegação e avocação legalmente admitidos.

Art. 12. Um órgão administrativo e seu titular poderão, se não houver impedimento legal, delegar parte da sua competência a outros órgãos ou titulares, ainda que estes não lhe sejam hierarquicamente subordinados, quando for conveniente, em razão de circunstâncias de índole técnica, social, econômica, jurídica ou territorial.

Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo aplica-se à delegação de competência dos órgãos colegiados aos respectivos presidentes.

Art. 13. Não podem ser objeto de delegação:
              I - a edição de atos de caráter normativo;
              II - a decisão de recursos administrativos;
              III - as matérias de competência exclusiva do órgão ou autoridade.

Art. 14. O ato de delegação e sua revogação deverão ser publicados no meio oficial.

§ 1º O ato de delegação especificará as matérias e poderes transferidos, os limites da atuação do delegado, a duração e os objetivos da delegação e o recurso cabível, podendo conter ressalva de exercício da atribuição delegada.

§ 2º O ato de delegação é revogável a qualquer tempo pela autoridade delegante.

§ 3º As decisões adotadas por delegação devem mencionar explicitamente esta qualidade e considerar-se-ão editadas pelo delegado.

Art. 15. Será permitida, em caráter excepcional e por motivos relevantes devidamente justificados, a avocação temporária de competência atribuída a órgão hierarquicamente inferior.

Art. 16. Os órgãos e entidades administrativas divulgarão publicamente os locais das respectivas sedes e, quando conveniente, a unidade fundacional competente em matéria de interesse especial.

Art. 17. Inexistindo competência legal específica, o processo administrativo deverá ser iniciado perante a autoridade de menor grau hierárquico para decidir.