O SEI faz praticamente todas as ações relacionadas ao processo administrativo, desde a definição do tipo, modelagem de documentos, teste do funcionamento do fluxo e dos modelos, a execução operacional do processo, desde a inclusão dos documentos, compartilhamento com envolvidos e distribuição aos interessados.
1. Definição de Processo
A definição de processos no SEI pode ser feita por meio do tipo de processo e do seu fluxo, que são estabelecidos na Base de Conhecimento, a qual contém uma espécie de manual passo a passo do processo que fica disponível para o usuário seguir no momento de trabalhar com o processo. Obviamente, esta ação depende do interesse e da disposição das unidades responsáveis pelo processo em mantê-los bem definidos e padronizados para que todos os usuários do processo sejam capazes de realizar com eficiência e eficácia as tarefas do processo. Quando um processo não está definido, os usuários não têm certeza dos passos a executar e acabam cometendo muitos erros pelo caminho. Por isso é imprescindível que todos os processos estejam bem definidos!
2. Modelagem de Processo
A modelagem de processo no SEI é feita por meio de modelos de documentos que ficam padronizados para uso em cada tipo de processo. Por exemplo, um processo de solicitação de transporte terrestre pode ter os seguintes modelos de documentos:
- a requisição de transporte;
- a liberação de transporte;
- a avaliação do usuário relativa à viagem.
O SEI tem ainda algumas opções para os usuários do sistema que os ajudam a definir seus próprios padrões de modelagem no dia a dia, que são:
- os modelos favoritos de documentos, que o usuário da unidade pode salvar para usar um idêntico mais tarde, quantas vezes quiser!
- os textos padrão, que são como aqueles textos de assinatura de e-mails que colocamos automaticamente na mensagem. O usuário final pode criar seus próprios textos e inseri-los dentro de qualquer documento facilmente! Por exemplo: uma resposta a ofício, um despacho com redação muito parecida, entre outros.
3. Teste do Processo
O SEI não apresenta um ambiente próprio para testes, mas uma boa solução utilizada na UFSCar é a instalação de uma réplica do SEI, que denominamos SEI Treinamentos, a qual serve tanto para o treinamento prático dos usuários, quanto para o teste de novos tipos de processos e modelos de documentos.
Também utilizamos o ambiente replicado do SEI Treinamentos para ministrar treinamentos específicos de um tipo de processo aos usuários interessados, os quais podem sugerir melhorias antes que o processo seja colocado em operação.
4. Execução do Processo
O SEI tem muitas opções legais para executar o processo, pois ele permite ao usuário a inclusão de documentos internos e externos. Os documentos internos têm seu próprio editor HTML com aqueles ícones que ajudam muito na formatação do texto. É possível colocar o texto à direita, à esquerda, centralizado, justificado, com numeração ou capitulação, usando estilos de formatação.
Também é possível colocar o texto em negrito, em itálico, sublinhado, sobrescrito, subscrito etc. Também se pode criar tabelas customizadas com qualquer número de linhas e colunas, mesclar ou dividir células, ajustar tamanho da tabela e muito mais!
Enfim, são mil e uma utilidades na formatação do seu documento interno!
Além disso, uma coisa importantíssima que o SEI oferece é a assinatura dos documentos internos. Afinal, a ação presente em um documento só é mesmo válida se tiver a assinatura de alguém que se responsabilize por tal ação, certo?
No SEI, as assinaturas são reguladas pelo Decreto 8.539/2015, o que as torna válidas perante a lei. Assim, não é mais necessário imprimir o documento, assinar de forma manuscrita para depois digitalizar e inserir o documento de volta. É muito mais fácil, rápido e seguro a assinatura direta dentro do SEI!
Mas caso você precise colocar um documento não elaborado no SEI, você também pode usando a opção de documento externo! Então, você pode fazer o upload de arquivos de diversas extensões, tais como pdf, jpg, doc, xls, txt etc.
Assim, como um processo basicamente é feito por documentos que representam ações dos envolvidos, praticamente toda a execução do processo pode ser feita no SEI!
5. Distribuição do Processo
O SEI permite várias maneiras de distribuir os processos, tanto internamente entre os membros de uma unidade, quanto externamente, por envio do processo para outras unidades ou por envio de e-mail com documentos do processo para entidades externas.
Assim, o processo pode ser movimentado de forma fácil, rápida e econômica dentro do SEI ou mesmo externamente, sem necessidade de uso de serviços de entrega, tais como o malote, os correios ou transportadoras! É uma grande economia de espaço, de tempo e de recursos!!!
6. Monitoramento do Processo
Há várias formas de se monitorar ou acompanhar os processos no SEI. É possível fazer o acompanhamento especial do processo, criar blocos para organizar processos por categorias, visualizar processos que se encontram em outras unidades, entre outros. Até mesmo o cidadão que não tem acesso logado ao SEI pode ter acesso à uma interface pública para ver os processos que se encontram no SEI!
Assim, não há mais necessidade de se solicitar o processo para a outra unidade onde ele se encontra, ficar esperando dias para que o processo venha por malote ou correio, tirar cópias do processo ou de partes dele, nem solicitar vistas ao processo, pois ele fica ali disponível para consulta a qualquer momento!
7. Otimização do Processo
Quando se realiza a migração dos processos físicos para o SEI, naturalmente já ocorre uma grande otimização dos fluxos do processo, desaparecendo diversas tarefas que caem em desuso apenas pela automação. Mais que isso, descobre-se que muitos processos foram se consolidando ao longo do tempo sem muitos questionamentos e todos continuam fazendo daquele jeito, porque "já era assim" ou porque "sempre foi assim".
A implantação do SEI leva à uma reflexão sobre esses padrões solidificados, mas de pouco valor agregado para o processo, implicando naturalmente na restruturação e otimização dos processos que deixa quase todos os envolvidos muito animados, muito motivados e contentes com o SEI!
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