Quando o processo se encontra dentro de uma unidade, todos os membros desta unidade podem ver e editar todos os processos que estejam no Controle de Processos da unidade. Mesmo os processos concluídos podem ser reabertos e editados por qualquer membro da unidade.

Isto só não ocorre com os processos sigilosos, nos quais os usuários recebem credenciais de acesso. No entanto, os processos só podem ser sigilosos se tiverem um embasamento legal, incorrendo em crime aquele que torna um processo sigiloso sem que seja. Mas quanto aos processos públicos e restritos, todos da unidade podem ver e editar.

O SEI é um sistema que visa atender à Lei de Acesso à Informação, também conhecida como Lei da Transparência, e tem como foco o acesso às unidades da instituição, ou seja, privilegia-se a unidade ao invés dos seus membros individualmente. O objetivo é que todos compartilhem processos, documentos e ações dos membros da unidade de forma transparente e cooperativa!

Assim, o SEI reúne os processos na unidade em local visível para todos os membros, de modo que uns possam ajudar aos outros;  os documentos todos têm o mesmo cabeçalho da unidade; as ações realizadas nos documentos são registradas, de modo que todos possam acompanhar o andamento do processo e os seus responsáveis.