No SEI, a responsabilidade legal por assinar documentos deve ser conferida exclusivamente a aqueles que detêm vínculo jurídico robusto com o órgão, que são os servidores e os imbuídos de cargo de confiança. Essa prerrogativa se justifica pelo fato de que estes assumem o dever e a delegação de competências necessários para o cumprimento efetivo dessas responsabilidades.

Nesse contexto, estagiários, colaboradores e funcionários terceirizados não podem figurar como signatários no SEI, ficando restritos ao perfil de "colaborador sem assinatura". Essa restrição se fundamenta em diversos aspectos legais:

• Lei nº 11.788/2008 (Lei do Estágio): define as atividades de um estagiário, em seu 1º parágrafo como “ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho”, sendo que as atividades de estágio são aquelas que visam à complementação da formação educacional e profissional, com aproveitamento de conhecimentos, práticas e desenvolvimento de competências. Isso evidencia que o foco do estágio é o aprendizado e não o exercício de competências pertinentes a processos administrativos, que exijam a assinatura de documentos;
• Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Lei de Licitações e Contratos): regulamenta os processos licitatórios para a contratação de bens, serviços e obras pela Administração Pública. No caso de terceirizados, a responsabilidade pelos serviços prestados recai sobre a empresa contratada, enquanto a responsabilidade final pela qualidade do serviço permanece com o órgão público;
• Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, em seu Art. 9º estabelece que não serão objeto de execução indireta na Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional:
• atividades que envolvam tomada de decisão ou posicionamento institucional;
• atividades estratégicas, cuja terceirização possa colocar em risco o controle de processos e de conhecimentos e tecnologias;
• funções relacionadas ao poder de polícia, de regulação, de outorga de serviços públicos e de aplicação de sanção; e
• atividades inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos do órgão ou entidade.
• A mesma IN nº 5/2017 também veda a transferência de responsabilidade da administração pública na realização de atos administrativos ou a tomada de decisão para o contratado.

Ao limitar a assinatura no SEI a servidores com vínculo jurídico robusto, a instituição garante:

• Maior segurança jurídica e confiabilidade dos documentos eletrônicos: Somente usuários com a devida competência e responsabilidade podem assinar documentos oficiais, assegurando a veracidade e validade das informações;
• Conformidade com a legislação vigente: A restrição à assinatura no SEI está em consonância com as diversas leis e normas que regulamentam o estágio, o trabalho e a terceirização na Administração Pública;
• Clareza de responsabilidades: A definição clara de quem pode assinar documentos no SEI evita ambiguidades e facilita a responsabilização em caso de falhas ou irregularidades;
• Gestão de riscos eficiente: Ao limitar a assinatura a servidores efetivos, a instituição diminui os riscos de fraudes, erros e problemas relacionados à assinatura de documentos.

Em suma, a atribuição da responsabilidade por assinatura no SEI a servidores com vínculo jurídico forte contribui para a segurança, confiabilidade, legalidade e eficiência da gestão pública.