O uso de e-mails pessoais, ou de e-mails que não sejam do domínio @ufscar.br, seja para usuários membros internos do SEI ou para as unidades SEI, apresentam tratamento diferenciado. A seguir, são explicados ambos os casos.

Uso de e-mails fora do domínio @ufscar.br para Usuários SEI

Infelizmente, não é possível para a equipe do Departamento de Processos Digitais e Governança de TIC realizar alterações no cadastro dos servidores da UFSCar para uso de e-mails pessoais no SEI-UFSCar, pois a equipe do DePDG-TIC não realiza alterações de cadastro dos usuários do SEI, já que estes são importados diretamente do SAGUI, que é de responsabilidade da SIn.

Assim, sugere-se a aqueles que não verificam com frequência seus e-mails @ufscar.br que redirecionem os e-mails @ufscar para os seus e-mails pessoais. As instruções para o redirecionamento podem ser verificadas junto à Secretaria de Informática (SIn), em buscas na internet ou junto aos provedores dos domínios utilizados, por exemplo, Gmail, Yahoo, Hotmail etc.

Uso de e-mails fora do domínio @ufscar.br para Unidades SEI

Em relação aos e-mails das unidades, estes, sim, são cadastrados pela equipe do DePDG-TIC no SEI durante o credenciamento da unidade. 

Conforme orientado na Portaria GR Nº 3703, de 13 maio 2019, relativa ao credenciamento SEI, no capítulo II, "Da estrutura do Sistema", artigo 5º:

Art. 5º Todas as unidades participantes do SEI deverão ser cadastradas por meio de Termo de Credenciamento da Unidade SEI,  preenchido pela chefia da unidade, no qual deverá ser informado e-mail institucional da unidade, de caráter não pessoal, que deverá ser acessado diariamente por pelo menos um membro da unidade para acompanhamento de recebimento de processos no SEI. 

Uso do e-mail institucional da unidade para todos os membros

Em relação ao e-mail da unidade que é cadastrado no SEI durante o credenciamento, este deve ser o único e-mail a ser utilizado por todos os membros da unidade ao enviar e-mails pelo SEI.

A lógica do SEI é a validação de documentos pela assinatura digital que é única e intransferível. O e-mail deve ser usado apenas como ferramenta de envio e não de validação do responsável pelo dito em uma mensagem.

Para enviar e-mail via SEI em nome de um usuário, a solução é que seja enviado um ofício assinado por este usuário, anexado ao e-mail, validando sua mensagem pela assinatura do documento e não apenas por ser o remetente.

Assim, o envio de e-mails de cunho pessoal deve ser evitado pelos membros, pois, na verdade, o e-mail no SEI é compartilhado e tem por objetivo o envio de documentos oficiais do processo, os quais são anexados ao e-mail, servindo como garantia ou prova do envio pela unidade aos destinatários.

O e-mail no SEI não deve ser utilizado para a comunicação individual dos membros. Assim, sugere-se que o envio de e-mails pessoais continue sendo realizado pelo e-mail institucional de cada membro pelo Gmail, sob domínio @ufscar.br. Por exemplo, nomedoservidor@ufscar.br.

Envio de e-mail dentro de um processo sigiloso

Caso um usuário do SEI precise enviar e-mail dentro de um processo sigiloso que tenha seu e-mail institucional pessoal como remetente (ex. fulanodetal@ufscar.br) e não o e-mail da unidade de onde ele está acessando o SEI, sugere-se que o e-mail seja enviado diretamente de sua conta institucional pessoal a partir do Gmail (ou outra plataforma de e-mail que venha a substituir), conforme orientações no artigo "Como envio e-mail em meu nome dentro de um processo sigiloso"
"