O que é uma Unidade Oficial?

A unidade oficial no SEI é a unidade administrativa devidamente cadastrada, segundo as instâncias do governo federal.

Segundo o manual do SIORG (p. 10), Unidades Administrativas:

são Unidades Organizacionais que compõem a estrutura do Órgão ou Entidade. Possui um conjunto de competências desdobradas das competências do Órgão ou Entidade da qual fazem parte e ao qual se subordinam diretamente; normalmente, a unidade administrativa não detém autonomia administrativa e financeira, mas há casos em que, por força das competências que exercem, a lei ou o regulamento lhes concedem autonomias específicas necessárias ao adequado cumprimento de suas competências. São Unidades Administrativas, as Secretarias, Diretorias e outras subdivisões dos Ministérios, órgãos da Presidência da República, das autarquias e fundações.

O SIORG é o Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal, de modo que todas as unidades administrativas da UFSCar ali cadastradas são consideradas como unidades oficiais.

Na UFSCar, o sistema de cadastro de unidades e pessoas é o SAGUI, o qual está integrado ao SIORG. Dada essa integração, todos os registros de unidades administrativas da UFSCar cadastradas no SIORG são automaticamente  importadas para o SAGUI.

No SEI-UFSCar, todas as unidades que já estejam cadastradas no SAGUI poderão ser cadastradas como unidades oficiais. No entanto, a unidade interessada deverá formalizar o pedido de credenciamento conforme as instruções a seguir.

Como solicitar o credenciamento de uma Unidade Oficial no SEI?

Caso a sua Unidade Oficial ainda não tenha sido credenciada no SEI-UFSCar, há duas possibilidades:

1. caso esteja ocorrendo uma adequação administrativa da unidade, a qual deve se refletir na estrutura organizacional oficial da UFSCar, deve-se prosseguir utilizando o tipo de processo "Administração: Adequação da Estrutura Administrativa";
2. caso não haja nenhuma alteração na estrutura organizacional oficial da unidade, deve-se fazer o seguinte:
   1. verificar se a unidade já foi cadastrada no SIORG e/ou no SAGUI; caso não tenha sido, providenciar o cadastro por meio do Serviços UFSCar antes de dar prosseguimento;
   2. estando a unidade cadastrada no SAGUI, entrar no SEI, abrir processo do tipo "SEI: Credenciamento: Unidades Oficiais";
   3. dentro do processo, incluir documento interno do tipo "SEI: Termo de Credenciamento de Unidade SEI";
   4. preencher todos os dados solicitados no termo e salvar;
   5. coletar assinatura da chefia e do substituto da chefia da unidade a ser credenciada no termo;
   6. enviar o processo ao DePDG-TIC para que possa realizar o credenciamento. Caso o DePDG-TIC não encontre a unidade já cadastrada no SAGUI, o processo será devolvido para a unidade solicitante para providências;
   7. ao receber o processo de credenciamento, é importante que seja anotado o número do processo ou que o mesmo seja incluído em bloco interno para uso posterior, pois será utilizado sempre que necessária alguma alteração na unidade SEI e para atualização dos membros;
   8. A unidade credenciada deve informar a todos os seus membros sobre o cadastro e o Regulamento de uso do SEI-UFSCar, o qual deve ser lido e seguido por todos para o bom uso do SEI.

Outras normativas sobre o uso do SEI-UFSCar encontram-se disponíveis no menu Institucional > Portarias SEI-UFSCar.

Caso sua unidade ainda não exista e não seja uma unidade oficial já existente no SAGUI e sim uma abstrata a ser criada, você deve seguir as instruções do tipo de processo: SEI: Credenciamento: Unidades Abstratas.