A solicitação de digitalização de processos pelo Departamento de Produção Gráfica envolve o envio dos arquivos digitalizados em formato PDF para a Unidade Solicitante após a digitalização.

Este envio dos arquivos pode ser realizado tanto por e-mail, quanto por upload dos arquivos no Google Drive da Unidade Solicitante pelo DePG, desde que a unidade dê o acesso compartilhado ao DePG.

A vantagem de dar o acesso compartilhado para o DePG é que são economizados muitos passos, tais como o envio de e-mail pelo DePG, o upload dos arquivos para o computador pela Unidade Solicitante, seguido pela inclusão desses arquivos no GDrive da unidade. Além disso, se o DePG insere os arquivos diretamente no GDrive da unidade, fica garantido o backup e armazenamento do processo em local seguro, evitando-se o esquecimento e a perda dos arquivos.

O compartilhamento de pastas do GDrive também pode ser usado para inúmeras outras finalidades. 

Para compartilhar uma pasta do GDrive da sua unidade com o DePG ou outra unidade ou membro da UFSCar, fazer o seguinte:

1. entrar na conta institucional oficial no Google Drive da Unidade com domínio @ufscar.br. Não utilizar contas de gmail que não sejam do domínio institucional @ufscar.br para armazenar processos da universidade!!!
2. entrar na pasta desejada onde o processo será armazenado, por exemplo, uma pasta chamada “processos-digitalizados”:
3. criar uma subpasta com número do processo, podendo utilizar o seguinte modelo para nomenclatura de processos:
1. proc-NNNNN-AAAA-DD, onde
2. NNNNN é o número do processo sem o 23112 e sem os zeros à esquerda
3. AAAA é o ano do processo
4. DD são os dois digitos verificadores
5. Exemplo: proc-3214-2014-80
4. copiar o link da subpasta do processo, clicando com o botão direito na subpasta, na opção “Compartilhar”
   
   
5. clicar em “Receber link compartilhável” e ativar a opção de “Qualquer pessoa com o link pode editar”. Se não usar esta opção, a Gráfica não conseguirá incluir os arquivos na pasta!!!
   
   
   
6. No SEI, no documento de solicitação de digitalização, incluir o link do Drive e colar no documento de solicitação no local indicado:
1. Copiar o link desejado
2. Posicionar o cursor onde o link deve ser inserido
3. No editor de documento do SEI, clicar no ícone “Inserir um link”
4. Colar o link os campos Texto Visível e URL. Opcionalmente, pode-se usar um texto visível diferente do link, por exemplo: “clique aqui” ou “link para pasta do processo” etc.
   

Para mais informações sobre solicitação de digitalização de processos, veja a base de conhecimento do tipo de processo.