Muitas vezes, precisamos de modelos de documentos que sejam editáveis para disponibilizar aos interessados para preenchimento e tais modelos não podem ser inseridos no SEI, pois precisam ficar disponíveis para qualquer pessoa na internet e não apenas para pessoas que tenham acesso ao SEI-UFSCar.

Alguns exemplos de formulários:

• um formulário a ser preenchido por um aluno que será enviado por e-mail e juntado a um processo SEI pela Unidade UFSCar
• um termo que deve ser preenchido por um cidadão que deseja doar produtos para a UFSCar, o qual será incorporado ao processo SEI pela Unidade UFSCar
• um cadastro a ser preenchido por um docente de outra instituição que participará de uma banca na UFSCar
• entre outros

Nesses casos, é interessante que se elabore um formulário com campos para preenchimento e que não permita que o usuário modifique os conteúdos e apenas preencha as informações necessárias.

Por exemplo, se elaboramos um termo que tenha conteúdo jurídico em um documento totalmente editável, p.ex. em doc, docx ou xlsx, o usuário vai baixar o documento e poderá modificar conteúdos que retirem suas obrigações como usuário ou omitir informações necessárias à validade do documento, de modo que o termo será invalidado com tais alterações.

Por isso, é imprescindível que utilizemos um formulário com campos para edição e que os conteúdos que validam o documento permaneçam como "somente leitura" para quem for preenchê-lo.

Para criar um formulário com essas características, sugerimos o uso do Libre Office, que é um software livre gratuito, com pacote Office muito similar aos softwares pagos desta categoria, com muitos recursos sofisticados. O Libre Office contém editor de documentos (Writer), apresentações (Impress), planilhas (Calc), desenhos (Draw), banco de dados (Base) e cálculos matemáticos (Math), podendo ser baixado gratuitamente por qualquer interessado no site oficial do Libre Office.

Os formulários podem ser criados tanto no Writer quanto no Calc, mas nesse artigo vamos ensinar o uso do Writer para editar um formulário e salvá-lo em PDF preenchível.

1. Caso você não tenha o Libre Office instalado, vá para o site oficial
2. Faça o download do software em pt-br
3. Instale seguindo os passos nas caixas de diálogo
4. Localize o Writer em seu computador e clique para abrir
5. Será aberto um novo documento sem nome; se não, crie um novo documento, clicando no menu Arquivo > Novo > Documento de Texto ou use o atalho CRTL O
   
6. Salve o documento para evitar perder as edições, usando CRTL S ou clique no menu Arquivo > Salvar
   
7. Edite o documento normalmente, mantendo os espaços em branco necessários ao preenchimento, utilizando as seguintes opções:
   1. Para preenchimento de dados cadastrais, crie uma tabela clicando no menu Tabela > Inserir Tabela e selecione as opções de linhas, colunas e estilo da tabela
      
   2. Para preenchimento de dados em meio a um parágrafo de texto, use o caractere sublinhado ("_____" underline) para marcar os espaços de preenchimento
      
8. Quando o documento estiver completo, você já pode iniciar a edição do formulário
   
9. Primeiro, ative as barras de ferramentas de formulário para facilitar o acesso às ações, clicando em Exibir > Barras de Ferramentas e ative as seguintes:
   1. Controle de Formulários
   2. Esboço de Formulário
      
10. Verifique os ícones e perceberá que há várias opções de campos a serem utilizados, entre eles: caixa de texto, caixa de listagem, caixa de combinação, caixa de seleção, entre outras. Para conhecer todas as opções de campos, veja o manual do Libre Office. Você também pode testar as opções arrastando os ícones para dentro do seu documento e ver como funcionam.
11. Para incluir e editar campos de formulário, é imprescindível que o "Modo de Edição" esteja ativado. 
    
12. Se o "Modo de Edição" estiver "desativado', os ícones de formulário ficarão apagados, de modo que não será possível clicar nos mesmos. 
    
13. Insira os controles de campos necessários ao seu formulário, clicando no ícone respectivo, posicionando o mouse no local onde deve ser preenchido e arrastando o mouse pressionado para ajustar o tamanho do campo
    
    
    
14. Dicas para criar e editar campos:
    1. Para ver e editar as propriedades do campo, dê dois cliques sobre o campo 
       
       ou clique com o botão direito em "Propriedades de Controle"
       
    2. Para posicionar um campo dentro de um parágrafo em uma posição específica:
       1. clique com o botão direito do mouse sobre o campo
       2. selecione a opção "Âncora" > "Como caractere"
          
       3. recorte o campo com CRTL X
       4. posicione o cursor exatamente onde deseja
       5. cole com CRTL V
    3. Para criar vários itens de uma lista:
       1. crie uma "caixa de listagem" ou uma "caixa de combinação"
       2. abra as propriedades do campo com 2 cliques no campo
       3. vá para o campo "Entradas da Lista"
       4. clique na seta para baixo ao lado direito de "Entradas da Lista" e edite os valores, separando-os com "ENTER"
          
       5. clique em OK
       6. para ver se os valores da lista ficaram corretos, desative o "Modo de Edição" do formulário
          
       7. Para ordenar os campos, fica mais fácil se forem nomeados nas Propriedades
          
       8. Ordene os campos, para que o usuário possa preencher de forma organizada
          
15. Após criar todos os campos, verifique a ordem de preenchimento
16. Para testar o preenchimento do formulário, desative o Modo de Edição
17. Preencha o formulário verificando se tudo está funcionando corretamente, inclusive a ordem dos campos
18. Quando tiver certeza que tudo está funcionando corretamente, apague os dados para deixar os campos em branco
19. Salve o formulário em PDF
    
20. Veja um exemplo de um formulário preenchível
21. Publique o formulário em um local acessível publicamente, podendo ser:
    1. no site da Unidade UFSCar, 
    2. em um repositório institucional de armazenamento em nuvem, tal como Google Drive, DropBox etc.
    3. envio por e-mail ao usuário
22. O formulário poderá ser aberto para preenchimento pelo usuário em qualquer navegador ou programa editor de pdf. Após o preenchimento, o usuário deve salvar ou imprimir o pdf preenchido com um novo nome e seguir as instruções de envio determinadas pela unidade.
23. Mantenha o link do arquivo público em local de fácil acesso e não se esquece de incluir o link para o formulário nos manuais e fluxos de processos que utilizam este documento.