Ordem dos Documentos no SEI
Os documentos são inseridos nos processos SEI, seguindo a ordem de inclusão, que é também a ordem cronológica. O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região para uso em processos judiciais, por isso segue a legislação voltada para este tipo de processo, conforme pode-se observar no Parágrafo 2º do Art. 228 do Código de Processo Civil:
§ 2º Nos processos em autos eletrônicos, a juntada de petições ou de manifestações em geral ocorrerá de forma automática, independentemente de ato de serventuário da justiça.
Porque Não Alterar a Ordem dos Documentos
Embora a UFSCar não utilize o SEI para processos judiciais e sim para os administrativos e acadêmicos, não está habilitada a usuários com perfil básico a permissão para realizarem a alteração da ordem. Com isto, não é possível alterar a ordem dos documentos no SEI, exceto quando o usuário tem o perfil específico para tal finalidade e apenas para exceções.
Além disso, muitos processos, tanto administrativos, quanto acadêmicos, apresentam prazos específicos para execução das ações, de modo que a mudança na ordem dos documentos pode prejudicar a contagem desses prazos. Exemplos de processos com prazos são: concursos públicos, processos seletivos, licitações, contratos, acordos, convênios, entre outros.
Outro ponto é que um processo administrativo ou acadêmico poderá eventualmente se tornar peça de um processo jurídico, no qual serão verificadas, pelas instâncias legais, as datas dos documentos do processo, as quais devem seguir a cronologia dos fatos, conforme determinado no Art. 228 do Código de Processo Civil, acima citado.
Desse modo, não é recomendado que seja feita alteração na ordenação dos documentos dentro dos processos.
Alteração da Ordem em Casos Eventuais
Há casos eventuais em que é imprescindível alterar a ordem de documentos em um processo. Caso você ou um membro da sua unidade tenha inserido um documento e considera que está fora da ordem e seja mesmo muitíssimo importante que a ordem seja modificada, você pode solicitar, em caso eventual e extremamente imprescindível, que seja realizada esta alteração pela equipe do DePDG-TIC.
Nesse caso, o pedido de alteração de ordem de documentos do processo deve ser feito da seguinte forma:
- Unidade Solicitante abre processo, no qual consta o documento cuja ordem deve ser alterada; pedidos fora do próprio processo em que conste o documento serão devolvidos para correção
- Unidade Solicitante inclui documento interno do tipo "SEI: Pedido de Alteração da Ordem de Documento"
- Chefia da Unidade assina o pedido
- Unidade Solicitante envia processo ao DePDG-TIC
- O pedido será analisado pelo DePDG-TIC, podendo ser atendido ou negado com justificativa. Caso o pedido não apresente justificativa suficiente, o processo será devolvido ao solicitante para providências.
Alteração da Ordem em Casos Frequentes
Em alguns tipos de processos ocorre, frequentemente, que uma Unidade SEI recebe, com atraso, documentos que devem ser juntados ao processo e estes acabam sendo inseridos fora da ordem, à revelia da unidade, por causas alheias à sua capacidade. Nesses casos, pode ser solicitado ao DePDG-TIC a inclusão de dois membros da unidade que fiquem responsáveis pela alteração de ordem dos documentos no processo sempre que necessário, desde que a Chefia da Unidade e esses membros indicados assinem uma declaração de responsabilidade relativa ao feito.
Nesse caso, o pedido de alteração de ordem de documentos do processo deve ser feito da seguinte forma:
- Unidade Solicitante abre processo de credenciamento da unidade; não serão aceitos pedidos fora do processo de credenciamento da unidade!
- Unidade Solicitante inclui documento interno do tipo "SEI: Inclusão de Membros Ordenação de Documentos da Unidade (IMOD)"
- Chefia da Unidade assina documento
- Membros que estão sendo indicados para ordenação dos documentos leem a declaração e assinam o documento, concordando com a declaração
- Unidade Solicitante envia processo para o DePDG-TIC
- DePDG-TIC inclui os membros indicados no perfil de ordenação de documentos
- DePDG-TIC envia processo de volta à Unidade Solicitante
- Em caso de atualização de membros, o mesmo procedimento deve ser realizado pela Unidade