O SEI foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região para uso próprio e, posteriormente, foi cedido ao Governo Federal como um sistema gratuito para fins de atendimento à Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de acesso à informação ou Lei da Transparência, que "regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras."

Atualmente, diversos órgãos públicos federais, estaduais e municipais vêm utilizando o SEI para automação de seus processos administrativos, em consonância com o Decreto 8.539/2015, que dispõe sobre uso do meio eletrônico para processo administrativo na administração pública.

Uma das instituições que vem utilizando o SEI é o Ministério da Educação (MEC), conforme Portaria MEC nº 1.042/2015, implantação processo eletrônico no MEC. Isto impacta diretamente na necessidade do uso do SEI pelas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), tais como a UFSCar, pois, a partir da implantação do SEI no MEC, este passa a demandas das IFES uma série de processos e documentos que devem ser enviados por meio do SEI para este ministério.

Assim, a maioria das universidades federais já vem utilizando o SEI para os seus processos administrativos.  No site do Processo Eletrônico Nacional - SEI (PENSEI), é possível visualizar todos os órgãos públicos que já aderiram ao uso do SEI.

Especificamente na UFSCar, a implantação do SEI pode ser compreendida por meio do processo nº 23112.004712/2016-10, o qual se encontra disponível no SEI-UFSCar para consulta. Neste processo, encontra-se a Portaria GR nº 481, 20/nov/2017, que institui o uso do SEI na UFSCar. 

A implantação do processo eletrônico na UFSCar deve levar em consideração a regulamentação de guarda de processos e documentos públicos, que se encontra na Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e no Decreto 4.073/2002 , que regulamente a a Lei no 8.159/1991.

No SEI a definição da guarda de um processo e seus respectivos documentos é feita por meio da "classificação de assuntos", os quais são provenientes do documento Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos do Arquivo Nacional (2020). 

Os assuntos desta tabela já são apresentados por padrão no SEI para seleção no momento da criação do processo e dos documentos.

Na tabela, é possível identificar o assunto do processo, que apresenta as temporalidades de guarda no arquivo corrente, e no arquivo intermediário e determina se após o período de guarda, o processo pode ser eliminado ou deve ser mantido em guarda permanente.

Caso o assunto daquele tipo de processo não apareça como um padrão ou precise ser modificado, é possível consultar a tabela de temporalidade completa clicando-se no ícone da lupa , ao lado da Classificação por Assunto.

No caso das universidades, pode ocorrer a existência de tipos de processos acadêmicos, que não apresentam assunto de guarda na tabela de temporalidade da administração pública. Nesse caso, deve-se recorrer à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES - 2013, desenvolvido pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA do MEC, que é um anexo da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013. os assuntos desta TTD das IFES também já se encontra disponível para consulta diretamente no SEI da UFSCar. 

Para consultar a tabela de classificação de assuntos diretamente no SEI-UFSCar, clique no menu "Consulta" > "Classificação de Assuntos" > e a seguir no ícone "Assuntos da Tabela"