Considerando a Lei de Acesso à Informação (LAI), a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Política Nacional de Arquivos e o lançamento da Pesquisa Pública do SEI, há uma dificuldade em se determinar quais informações de um processo e/ou de um documento são públicas, restritas ou sigilosas, no âmbito de um Órgão Público e de suas Unidades.

Enfatizamos, no entanto, que o nível de acesso por si só não é condição suficiente para que um processo esteja bem classificado; deve-se considerar, em conjunto, a classificação de assunto, a temporalidade de guarda e o nível de acesso, que caracterizam o "tipo de processo".

Por conta dessa dificuldade, apresentamos 10 etapas essenciais e sequenciais que podem contribuir com as Unidades para a classificação e reclassificação de seus processos e documentos, considerando estas leis e outras que as complementam.

As 10 Etapas da Classificação da Informação

Sugerimos analisar os processos e documentos, definir a classificação de assuntos, a temporalidade de guarda e o nível de acesso, considerando-se as 10 etapas a seguir, respectivamente:

1. Qual o assunto principal deste processo? - avalie os conteúdos dos documentos para ter uma ideia do assunto principal
1. caso o processo contenha documentos sobre assuntos variados (p.ex. todos os ofícios da unidade; todas as portarias e resoluções da unidade; documentos de todos os membros da unidade), será necessário desmembrar os documentos de acordo com seus respectivos assuntos, já que um processo deve tratar de um tema e não de um conjunto de documentos de um determinado tipo
2. caso o processo contenha um único assunto ou tema identificável, localize o tipo de processo mais adequado; caso o tipo de processo que você precisa não exista, será necessário solicitar a criação de um novo tipo de processo
2. Ao identificar o tipo de processo correto, já estarão definidas a classificação de assunto e a temporalidade de guarda do processo, podendo-se subentender que os documentos ali presentes terão a mesma classificação e tempo de guarda
   

   É recomendável que os documentos de um processo sejam mantidos na mesma classificação desse processo, já que há uma articulação cronológica de ações efetuadas pelos agentes do processo, representadas pelos documentos e seus trâmites; nesse caso, o descarte de documentos com tempos de guarda diferentes entre si, e/ou diferentes do processo como um todo, prejudicaria o entendimento do processo

3. Quais os níveis de acesso permitidos para este tipo de processo?
   1. caso haja somente uma opção de nível de acesso, mantenha-a
   2. caso haja duas ou três opções de nível de acesso (público, restrito, sigiloso), passe para a pergunta seguinte
4. Este processo como um todo trata de assunto relacionado à pessoa, contendo informações pessoais e dados sensíveis?
   1. Se sim, o processo deve ser tratado como Restrito, sob hipótese legal de "Informação Pessoal"
   2. Se não, continuar para a próxima pergunta
5. Este processo contém documentos com informações pessoais e dados sensíveis?
   1. Se sim, estes documentos especificamente devem ser tratados como “Restrito”, sob hipótese legal de "Informação Pessoal"
   2. Se não, continuar para a próxima pergunta
6. Este processo como um todo trata de assunto relacionado à transparência pública?
   1. Se sim, o processo deve ser tratado como “Público”
   2. Se não, continuar para a próxima pergunta
7. Este processo contém documentos com informações de publicidade obrigatória?
   1. Se sim, estes documentos especificamente devem ser tratados com nível de acesso “Público”
   2. Os dados pessoais presentes em processos e documentos de publicidade obrigatória poderão ser publicizados sob previsão legal cabível e/ou sob anonimização
   3. Se não, continuar para a próxima pergunta
8. Excetuadas as condições principais de proteção de dados pessoais e de publicidade obrigatória, verifique, consultando as hipóteses legais para restrição e sigilo:
   1. Há documentos no processo que devam ser tratados como sigilosos, sob hipóteses legais justificáveis?
   2. Há documentos no processo que devam ser tratados como restritos, sob outras hipóteses legais justificáveis que não seja a de informação pessoal?
9. Caso encontre processos ou documentos que devam ser restritos ou sigilosos e não encontre a hipótese legal adequada, será necessário solicitar acréscimo de nível de acesso ao tipo de processo/documento
10. Considerando todas as perguntas anteriores e que LAI estabelece a publicidade como regra e o sigilo como exceção, sugere-se que todos os outros processos e documentos que não se encaixem nas condições acima sejam classificados com nível de acesso “público”