Este procedimento só pode ser realizado por unidades UFSCar que tenham a prerrogativa para liberação de usuário externo no SEI-UFSCar autorizada pela Secretaria Geral de Informática e para finalidades muito bem justificadas e juridicamente válidas.

Coleta de Documentos do Usuário Externo

1. Abrir um processo separado para cada usuário externo a ser cadastrado no SEI, do tipo necessário à sua unidade, pois o cadastro de múltiplos usuários externos em um mesmo processo fere a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), devido à informações pessoais de vários cidadãos, de modo que não será possível dar vistas aos processos pelos respectivos usuários.
2. Esteja ciente dos documentos que devem ser enviados pelo usuário externo:
   1. para alunos, declaração de matrícula de estudante da UFSCar;
   2. para servidores novos, comprovante de habilitação em concurso público;
   3. para representantes de empresas: declaração SICAF ou contrato da empresa com a UFSCar + comprovante do vínculo do representante com a empresa;
   4. para terceirizados: contrato da empresa com a UFSCar e comprovante de que a pessoa é funcionária da empresa.
   5. para outras categorias por contrato (servidores aposentados, professor substituto, autônomos, estagiários  etc.): documento de contratação em que constem os dados da pessoa e o vínculo com a UFSCar 
   6. para outros casos, consultar o DePDG-TIC por meio da Central de Serviços.
      1. cópia do RG em PDF;
      2. cópia do CPF em PDF;
      3. comprovante de vínculo com a UFSCar dentro do prazo de validade, o qual deve ser especificado no e-mail a seguir, a ser enviado ao usuário externo
      4. Formulário de Declaração da Veracidade dos Documentos Apresentados preenchido e assinado digitalmente no Gov.br pelo usuário 
3. Enviar ao usuário externo um e-mail com instruções necessárias ao cadastro, incluindo o pré-cadastro e o envio de documentos para cadastro, sem os quais não é possível a liberação pela Unidade UFSCar.
   

   Assunto: Instruções para Cadastro de Usuário Externo no SEI-UFSCar Prezado(a) Senhor(a) ______________________, Seguem instruções para cadastro como Usuário Externo do SEI-UFSCar, para que tenha acesso a processos e documentos digitais relativos a ______________________: 1) Obter a documentação necessária ao cadastro (*caso já tenha nos enviado a documentação, favor desconsiderar este item):      1. cópia do RG em PDF;      2. cópia do CPF em PDF;      3. cópia do(s) documento(s) que comprovem vínculo direto ou indireto com a UFSCar em PDF, tais como ____________ [especifique aqui o tipo de documento de acordo com o tipo de usuário externo, conforme indicado no item 2.4)].      4. preencher e salvar em seu computador ou celular o formulário de comprovação da veracidade dos documentos disponível neste link: https://www.portalsei.ufscar.br/arquivos/formulario-declaracao-usuario-externo-liberacao-pela-unidade.pdf/      5. assinar o formulário de comprovação da veracidade dos documentos usando assinador ITI do gov.br; caso não tenha o gov.br instalado, siga as instruções neste link: Como utilizo o Assinador Digital ITI da conta gov.br? 2) Realizar o pré-cadastro no SEI-UFSCar por meio do link: https://sei.ufscar.br/usuarioexterno, sem o qual não é possível a liberação do cadastro, conforme instruções do artigo "Criando o seu pré-cadastro de Usuário Externo". 3) Enviar e-mail para _________@ufscar.br com a documentação anexa e informando que já realizou o pré-cadastro.   Atenciosamente, Nome Completo do Servidor Nome da Unidade (Sigla)

4. Após o recebimento do e-mail do usuário externo, salvar os documentos necessários ao cadastro em seu computador;
5. Conferir detalhadamente a documentação coletada para o cadastro de usuários externos, de modo a evitar uso de documento desatualizado, de informações desatualizadas ou de documento falso; 
1. caso haja documentos desatualizados, solicitar a atualização dos mesmos por e-mail ao usuário externo; 
2. caso desconfie de algum tipo de fraude, entrar em contato com as instâncias superiores na UFSCar ou com a Procuradoria Federal junto à UFSCar para orientação;
3. RG do usuário legível, com o nome e número idênticos ao da autorização; pode ser a Carteira Nacional de Habilitação, que contém o número do RG e do CPF;
4. CPF do usuário legível, com o nome e número idênticos ao da autorização; pode ser o número do CPF no próprio RG ao invés de um documento separado; também pode ser a Carteira Nacional de Habilitação, que contém o número do RG e do CPF;
5. Comprovantes de vínculos devem relacionar a pessoa à UFSCar direta ou indiretamente; em caso de representantes e terceirizados, deve haver 2 comprovantes, um que comprove o vínculo entre a UFSCar e a empresa e outro que comprove o vínculo entre a empresa e o representante ou terceirizado.
6. Incluir no respectivo processo individual, como documentos externos do tipo "Documentação do Usuário", os documentos enviados pelo usuário.

Conferência de Documentos com Pré-Cadastro

Para conferir os documentos do usuário externo com o seu pré-cadastro, faça o seguinte:

1. Entre no menu Administração > Usuários Externos > Listar;
   
   
2. Localize o usuário na busca pelo e-mail, nome ou CPF;
   
   
3. Caso não encontre o usuário pelo CPF, faça a busca por outro campo (e-mail ou nome), pois pode haver erros no preenchimento pelo usuário externo;
   
   
   1. Caso mesmo assim não encontre o usuário externo, envie um novo e-mail com os seguintes dizeres:
      

      Prezado(a) Senhor(a), Informamos que, até o momento, o(a) Sr.(a) não realizou o seu pré-cadastro no sistema, de modo que não podemos dar sequência aos trâmites do processo. Assim que efetivar referido procedimento, pedimos que nos informe respondendo a este e-mail  para que possamos dar andamento ao processo em questão. Para efetuar o pré-cadastro, basta entrar na área de usuário externo do SEI-UFSCar neste link (https://sei.ufscar.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_enviar_cadastro&acao_origem=usuario_externo_avisar_cadastro&id_orgao_acesso_externo=0), preencher o cadastro com seus dados, definir e anotar sua senha. Ao finalizar, por favor, responda a este e-mail informando sobre o preenchimento. Quaisquer dúvidas, estamos à disposição! Atenciosamente,

   2. Aguarde o preenchimento do pré-cadastro.
4. Ao localizar o cadastro, clique no botão de edição
   
   
5. Ao entrar no cadastro, clique novamente no botão de edição, para ver os dados do usuário
   
   
6. Faça a conferência dos documentos registrados no pré-cadastro com os documentos enviados em PDF.
   

Liberação do Usuário Externo

Para liberar o usuário externo, faça o seguinte:

1. Entre no menu Administração > Usuários Externos > Listar;
   
   
2. Localize o usuário na busca pelo e-mail, nome ou CPF;
   
   
3. Caso não encontre o usuário pelo CPF, faça a busca por outro campo (e-mail ou nome), pois pode haver erros no preenchimento pelo usuário externo;
   
   
4. Caso mesmo assim não encontre o usuário externo, envie um novo e-mail com os seguintes dizeres:
   

   Prezado(a) Senhor(a), Informamos que, até o momento, o(a) Sr.(a) não realizou o seu pré-cadastro no sistema, de modo que não podemos dar sequência aos trâmites do processo. Assim que efetivar referido procedimento, pedimos que nos informe respondendo a este e-mail  para que possamos dar andamento ao processo em questão. Para efetuar o pré-cadastro, basta entrar na área de usuário externo do SEI-UFSCar neste link (https://sei.ufscar.br/usuarioexterno), preencher o cadastro com seus dados, definir e anotar sua senha. Ao finalizar, por favor, responda a este e-mail informando sobre o preenchimento. Quaisquer dúvidas, estamos à disposição! Atenciosamente,

5. Após o pré-cadastro, você encontrará o usuário na lista, então clique em “Alterar Usuário Externo”, observando que há um “S”  de “sim” na coluna “Pendente”;
   
   
6. Clique no ícone “Alterar Dados do Contato Associado”;
   
   
7. Abrirá uma tela com os dados do usuário externo. Verifique se as informações contidas estão de acordo com os documentos enviados no processo (nº RG, nº CPF);
8. Estando as informações inseridas no pré-cadastro de acordo com os documentos enviados, altere o status de “Pendente” para “Liberado” e salve o registro; 
9. O status ficará “liberado” definitivamente;
   
   
10. Forneça o acesso ao(s) processo(s) e/ou documento(s) ao usuário externo, conforme instruções do artigo do Portal SEI UFSCar "Concessão de Acesso para Assinatura de Documento;
11. Retorne ao processo do usuário externo e dê continuidade aos trâmites do processo.