Este procedimento só pode ser realizado por unidades UFSCar que tenham a prerrogativa para liberação de usuário externo no SEI-UFSCar autorizada pela Secretaria Geral de Informática e para finalidades muito bem justificadas e juridicamente válidas.
Coleta de Documentos do Usuário Externo
- Abrir um processo separado para cada usuário externo a ser cadastrado no SEI, do tipo necessário à sua unidade, pois o cadastro de múltiplos usuários externos em um mesmo processo fere a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), devido à informações pessoais de vários cidadãos, de modo que não será possível dar vistas aos processos pelos respectivos usuários.
- Esteja ciente dos documentos que devem ser enviados pelo usuário externo:
- para alunos, declaração de matrícula de estudante da UFSCar;
- para servidores novos, comprovante de habilitação em concurso público;
- para representantes de empresas: declaração SICAF ou contrato da empresa com a UFSCar + comprovante do vínculo do representante com a empresa;
- para terceirizados: contrato da empresa com a UFSCar e comprovante de que a pessoa é funcionária da empresa.
- para outras categorias por contrato (servidores aposentados, professor substituto, autônomos, estagiários etc.): documento de contratação em que constem os dados da pessoa e o vínculo com a UFSCar
- para outros casos, consultar o DePDG-TIC por meio da Central de Serviços.
- cópia do RG em PDF;
- cópia do CPF em PDF;
- comprovante de vínculo com a UFSCar dentro do prazo de validade, o qual deve ser especificado no e-mail a seguir, a ser enviado ao usuário externo:
- Enviar ao usuário externo um e-mail com instruções necessárias ao cadastro, incluindo o pré-cadastro e o envio de documentos para cadastro, sem os quais não é possível a liberação pela Unidade UFSCar.
Assunto: Instruções para Cadastro de Usuário Externo no SEI-UFSCar
Prezado(a) Senhor(a) ______________________,
Seguem instruções para cadastro como Usuário Externo do SEI-UFSCar, para que tenha acesso a processos e documentos digitais relativos a ______________________:
1) Obter a documentação necessária ao cadastro (*caso já tenha nos enviado a documentação, favor desconsiderar este item):
1. cópia do RG em PDF;
2. cópia do CPF em PDF;
3. cópia do(s) documento(s) que comprovem vínculo direto ou indireto com a UFSCar em PDF, tais como ____________ [especifique aqui o tipo de documento de acordo com o tipo de usuário externo, conforme indicado no item 2.4)].
2) Realizar o pré-cadastro no SEI-UFSCar por meio do link: https://sei.ufscar.br/usuarioexterno, sem o qual não é possível a liberação do cadastro, conforme instruções do artigo "Criando o seu pré-cadastro de Usuário Externo".
3) Enviar e-mail para _________@ufscar.br com a documentação anexa e informando que já realizou o pré-cadastro.
Atenciosamente,
Nome Completo do Servidor
Nome da Unidade (Sigla)
- Após o recebimento do e-mail do usuário externo, salvar os documentos necessários ao cadastro em seu computador;
- Conferir detalhadamente a documentação coletada para o cadastro de usuários externos, de modo a evitar uso de documento desatualizado, de informações desatualizadas ou de documento falso;
- caso haja documentos desatualizados, solicitar a atualização dos mesmos por e-mail ao usuário externo;
- caso desconfie de algum tipo de fraude, entrar em contato com as instâncias superiores na UFSCar ou com a Procuradoria Federal junto à UFSCar para orientação;
- RG do usuário legível, com o nome e número idênticos ao da autorização; pode ser a Carteira Nacional de Habilitação, que contém o número do RG e do CPF;
- CPF do usuário legível, com o nome e número idênticos ao da autorização; pode ser o número do CPF no próprio RG ao invés de um documento separado; também pode ser a Carteira Nacional de Habilitação, que contém o número do RG e do CPF;
- Comprovantes de vínculos devem relacionar a pessoa à UFSCar direta ou indiretamente; em caso de representantes e terceirizados, deve haver 2 comprovantes, um que comprove o vínculo entre a UFSCar e a empresa e outro que comprove o vínculo entre a empresa e o representante ou terceirizado.
- Incluir no respectivo processo individual, como documentos externos do tipo "Documentação do Usuário", os documentos enviados pelo usuário.
Liberação do Usuário Externo
Para liberar o usuário externo, faça o seguinte:
- Entre no menu Administração > Usuários Externos > Listar;
- Localize o usuário na busca pelo e-mail, nome ou CPF;
- Caso não encontre o usuário pelo CPF, faça a busca por outro campo (e-mail ou nome), pois pode haver erros no preenchimento pelo usuário externo;
- Caso mesmo assim não encontre o usuário externo, envie um novo e-mail com os seguintes dizeres:
Prezado(a) Senhor(a),
Informamos que, até o momento, o(a) Sr.(a) não realizou o seu pré-cadastro no sistema, de modo que não podemos dar sequência aos trâmites do processo.
Assim que efetivar referido procedimento, pedimos que nos informe respondendo a este e-mail para que possamos dar andamento ao processo em questão.
Para efetuar o pré-cadastro, basta entrar na área de usuário externo do SEI-UFSCar neste link (https://sei.ufscar.br/usuarioexterno), preencher o cadastro com seus dados, definir e anotar sua senha.
Quaisquer dúvidas, estamos à disposição!
Atenciosamente,
- Após o pré-cadastro, você encontrará o usuário na lista, então clique em “Alterar Usuário Externo”, observando que há um “S” de “sim” na coluna “Pendente”;
- Clique no ícone “Alterar Dados do Contato Associado”;
- Abrirá uma tela com os dados do usuário externo. Verifique se as informações contidas estão de acordo com os documentos enviados no processo (nº RG, nº CPF);
- Estando as informações inseridas no pré-cadastro de acordo com os documentos enviados, altere o status de “Pendente” para “Liberado” e salve o registro;
- O status ficará “liberado” definitivamente;
- Forneça o acesso ao(s) processo(s) e/ou documento(s) ao usuário externo, conforme instruções do artigo do Portal SEI UFSCar "Concessão de Acesso para Assinatura de Documento
- Retorne ao processo do usuário externo e dê continuidade aos trâmites do processo.