Como solicitar a criação de um novo tipo de processo ou documento?

O DePDG-TIC, como responsável pela gestão de processos digitais e de conteúdos do SEI na UFSCar, tem como função a elaboração de fluxos de processos, também conhecidos como bases de conhecimento, e de modelos de documentos para padronização e otimização das atividades realizadas pelas Unidades UFSCar. Para saber mais, veja a apresentação sobre a Gestão de Processos na UFSCar pelo DEPDG-TIC.

Quem pode solicitar?

A solicitação de fluxos e modelos de documentos pode ser feita por qualquer Unidade UFSCar, mas para serem publicadas será necessário ter o aval da Unidade diretamente ligada à Reitoria (Pró-Reitorias, Centros Acadêmicos, Secretarias), a qual a Unidade Solicitante é vinculada.

Por exemplo:

se um Departamento Acadêmico ou Coordenação de Curso ou um Programa de Pós-Graduação solicita um fluxo, o mesmo deverá ser revisado e aprovado Centro Acadêmico, o qual emitirá Portaria validando o fluxo, se possível, para todas as unidades vinculadas ao Centro que utilizem o mesmo fluxo
se uma Divisão ou Departamento ou Seção Administrativa solicita um fluxo, o mesmo deverá ser revisado e aprovada Pró-Reitoria ou Secretaria a que este ou esta seja vinculado(a), o qual emitirá Portaria validando o fluxo, se possível, para todas as unidades vinculadas à aquela Pró-Reitoria que utilizem o mesmo fluxo

As solicitações de fluxos devem ser formalizadas por meio do envio de processo SEI, conforme orientações abaixo, para que se mantenha uma sequência de atendimento, tramitação bem documentada e histórico do desenvolvimento dos fluxos.

O atendimento para a elaboração de fluxos e modelos pelo DePDG-TIC é feito por ordem de chegada desses processos e depende da capacidade da equipe do DEPDG-TIC em conciliar as tarefas diárias e urgentes relativas ao SEI com as tarefas relativas aos fluxos, assim como depende da disponibilidade do GT envolvido com cada fluxo.

Como os fluxos e modelos são elaborados?

Todos os fluxos e modelos são elaborados em parceira entre a(s) Unidade(s) Solicitante(s) e o DePDG-TIC, preferencialmente por meio da formação de um Grupo de Trabalho (GT), via chat on-line, formado pelos membros da(s) Solicitante(s) envolvidos com o fluxo e modelos e pela equipe do DePDG-TIC.

A(s) Unidade(s) Interessada(s) pode(m) enviar os esboços do fluxo, fluxograma e modelos de documentos ao DePDG-TIC, o qual irá revisar e colocar nos padrões já utilizados, para que fiquem mais mnemônicos aos usuários. Após as revisões, o DePDG-TIC envia as versões atualizadas ao GT para aprovação. Caso hajam correções, DePDG-TIC atualiza novamente até que esteja tudo correto e aprovado para publicação e normatização.

A(s) Unidade(s) Interessada(s) também pode(m) solicitar a criação do fluxo, fluxograma e modelos de documentos ao DePDG-TIC sem o envio de esboços, para que o DePDG-TIC elabore-os completamente, mas nesse caso, o prazo de finalização do fluxo será maior.

Como os fluxos e modelos são publicados e validados?

De acordo com o Regulamento do SEI-UFSCar e com as Portarias ProAd nº 13/2019 e GR Nº 4567/2020, os fluxos são elaborados, publicados pelo DePDG-TIC/SIn e Unidade(s) Solicitante(s) e normatizados por meio de Portaria Conjunta assinada pela chefia da Secretaria Geral de Informática (SIn) e pela chefia da Unidade diretamente vinculada à Reitoria responsável pelo tipo de atividade a que se refere o fluxo, podendo ser esta uma Pró-Reitoria, um Centro Acadêmico ou uma Secretaria. Com isso, busca-se a padronização dos procedimentos administrativos e acadêmicos e a normatização das atividades, tornando o trabalho mais eficiente, eficaz e transparente.

Como solicito novo tipo de processo?

As Unidades UFSCar podem solicitar a criação de um novo tipo de processo de três formas:

Tipo de Processo com Fluxo: trata-se da solicitação de um tipo de processo com envio de esboço de fluxo descritivo, fluxograma e modelos de documentos pela Unidade Solicitante, os quais serão revisados e atualizados pelo DePDG-TIC, em conjunto com Grupo de Trabalho formado por membros das Unidades envolvidas
Tipo de Processo sem Fluxo: trata-se da solicitação de um tipo de processo sem envio de esboço de fluxo descritivo, fluxograma e modelos de documentos pela Unidade Solicitante, os quais poderão ser elaborados pelo DePDG-TIC, posteriormente, com revisão e atualização em conjunto com Grupo de Trabalho formado por membros das Unidades envolvidas, conforme a demanda de tipos de processos e a necessidade das Unidades

Solicitação de Tipo de Processo com Fluxo

O prazo mínimo para execução desta atividade pelo DePDG-TIC é de 90 dias

As Unidades UFSCar podem solicitar novo tipo de processo no SEI com envio de esboço de fluxo descritivo dos procedimentos passo a passo, de fluxograma e dos modelos de documentos envolvidos no fluxo, o que é mais desejável, já que este proporcionará aos usuários do tipo de processo orientações mais precisas e detalhadas de como realizar a atividade.

Para solicitar a criação de novo tipo de processo no SEI com envio de esboço de fluxo e modelos de documentos, a Unidade Solicitante:

Abre um processo SEI do tipo "SEI: Solicitação de Novo Tipo Processo/Documento" para cada tipo de processo
Inclui, preenche e assina documento interno do tipo "SEI: Fluxo: Pedido Criação Novo Fluxo de Processo"
Inclui, preenche e assina documento interno do tipo "SEI: Fluxo: Fluxo de Processo", fazendo um breve esboço do fluxo em tópicos, seguindo as "Recomendações para Criação do Fluxo do Processo"
Inclui exemplos dos formulários utilizados no fluxo, a paritr de um processo real, como documento externo do tipo "SEI: Fluxo: Exemplo de Documento", para melhor compreensão do DePDG-TIC
Envia o processo via SEI para o DePDG-TIC
O DePDG-TIC criará um grupo de trabalho no WhatsApp com os representantes das unidades envolvidas no fluxo para acompanhamento, apreciação e revisão do fluxo de processo, do fluxograma e dos modelos de documentos, os quais serão elaborados pela equipe do DePDG-TIC

Solicitação de Tipo de Processo sem Fluxo

É possível que a Unidade faça solicitação de novo tipo de processo no SEI sem um fluxo de procedimentos, nem modelos de documentos que o acompanhe, para fins de classificação de assunto, temporalidade de guarda e definição de níveis de acesso, porém sob o cumprimento de alguns requisitos:

Um tipo de processo deve tratar de uma única temática, que envolva uma sequência de procedimentos representados pelos documentos que o compõe

A nomenclatura do tipo de processo deve seguir os padrões de prefixos já estabelecidos

Um tipo de processo não deve se confundir com um tipo de documento

Um tipo de processo não se destina a reunir documentos de um mesmo tipo (ex. todos os ofícios da unidade; todos os documentos dos membros da unidade, todos os relatórios da unidade)

Para solicitar a criação de novo tipo de processo no SEI, considerando apenas sua nomenclatura, classificação de assunto, temporalidade de guarda e nível de acesso, porém sem um fluxo definido, nem modelos de documentos, a Unidade Solicitante:

Abre um processo SEI do tipo "SEI: Solicitação de Novo Tipo Processo/Documento" para cada tipo de processo
Inclui, preenche e assina documento interno do tipo "SEI: Pedido Criação Novo Tipo Processo sem Fluxo"
Envia processo via SEI para o DePDG-TIC

O DePDG-TIC fará a análise do pedido, podendo criar os novos tipos indicados ou indicar à Unidade Solicitante os tipos de processos mais adequados já existentes para os casos apresentados

Como solicito novo tipo de documento?

Não é recomendada a solicitação de um novo tipo de documento isoladamente, sem que o mesmo faça parte de um tipo de processo. Todo tipo de documento deve fazer parte de um tipo de processo, o qual deve ter um fluxo descritivo e um fluxograma que definam o passo a passo da atividade do início ao fim, de modo que os usuários do tipo de processo sejam capazes de compreender e realizar as ações envolvidas no fluxo, utilizando corretamente os modelos.

Para solicitar, siga as instruções do artigo "Como solicito a criação de novo tipo de documento?"

Recomendações para Criação do Fluxo do Processo

O fluxo de processo criado conforme instruções acima vai se concretizar como uma base de conhecimento do tipo de processo, o qual servirá como orientação aos interessados em utilizar o tipo. Assim, é importante que mantenhamos uma padronização na descrição dos fluxos, nos fluxogramas e nos modelos de documentos para que todos se habituem mais facilmente ao uso do SEI e dos tipos de processos.

Fluxograma

Para criar o seu fluxograma, recomendamos o seguinte:

Insira o fluxograma no local indicado dentro do fluxo descritivo
Salvar a imagem do fluxograma sempre em alta resolução para não distorcer as formas e textos
Use sempre a resolução de 800 pixels na largura, mantendo a altura proporcional, na imagem no fluxograma para caber na página ao imprimir em PDF
Use o sistema online Diagrams.net (antigo DrawIO) on-line em https://www.draw.io ou em https://app.diagrams.net para elaborar o seu fluxograma, a partir do modelo "fluxograma-modelo", fornecido pelo DePDG-TIC
Salve uma cópia do modelo em seu computador ou em seu Drive e salve com o nome do seu fluxograma para abrir, pois o DePDG-TIC não dá acesso ao arquivo do modelo, para que não haja alterações no mesmo
Utilize as formas padrão sugeridas pelo DePDG-TIC, a fim de que o fluxograma seja mais mnemônico aos usuários, já acostumados às mesmas formas já utilizadas em outros fluxos
Copie as formas padrão do modelo de fluxograma no rodapé do modelo, usando CRTL D e arraste para a posição desejada na raia da piscina que corresponde ao Agente
O fluxograma deve manter a largura de papel A4 em modo retrato ou 800px, evitando que ultrapasse o limite lateral da página, o que dificulta a visualização do gráfico. Para tanto, dar preferência a transportar os objetos do fluxo para a linha de baixo, caso vá ultrapassar esses limites
Procure não deixar espaços em branco no comprimento das raias, para que o fluxograma não fique muito comprido e ultrapasse o tamanho de uma página, precisando ser quebrado em várias partes
Sempre que houver um sistema envolvido na tarefa, incluir na parte superior do objeto o ícone do logotipo do sistema.
Quando as setas se cruzarem, altere a cor de uma das setas para que fiquem bem distintas uma da outra
Quando um processo ficar muito grande, procure dividir em subprocessos separados
Os subprocessos devem sempre iniciar com a forma Início, seguida do subprocesso anterior e finalizar com o subprocesso posterior, seguido da forma Fim

Fluxo Descritivo

Em relação à descrição do fluxo do processo, ou seja, o passo a passo numerado, utilize as recomendações a seguir.

Usar a numeração de tópicos já existente no modelo, a partir dos estilos de formatação (Parágrafo_1, Parágrafo_2, Parágrafo_3, Parágrafo_4)
Usar sempre frases diretas com Sujeito + Verbo + Objeto.

Por exemplo: Unidade Solicitante preenche documento de solicitação do tipo "Solicitação"
Os nomes e siglas das unidades que aparecem no fluxo devem seguir o padrão de maiúsculas e minúsculas do nome oficial.

Por exemplo: Pró-Reitoria de Administração (ProAd)
Procure usar sempre aos palavras que são usadas no próprio sistema, por exemplo:
1. ao invés de "encaminhar processo" use "enviar processo"
2. ao invés de "finaliza processo" use "conclui processo"
3. ao invés de "adiciona documento" use "inclui documento"
Procure usar a linguagem sempre na ordem direta: Sujeito + verbo + predicado. Por exemplo:
1. Fulano faz isso.
2. Unidade Solicitante inclui documento interno do tipo "____"
3. Servidor envia processo para a Unidade Destinatária
Evite frases subordinadas, frases apositivas, frases muito longas, pois dificultam o entendimento das ações
Evite misturar duas ou mais ações em uma mesma frase. Por exemplo, ao invés de dizer: "Secretaria inclui documento interno do tipo "____" e envia para Chefia da Unidade, que assina o documento e devolve para a Secretaria" é melhor separar em itens por ação, dessa forma:
1. Secretaria inclui documento interno do tipo "____"
2. Secretaria atribui processo à Chefia da Unidade
3. Chefia da Unidade assina o documento
4. Chefia da Unidade atribui processo à Secretaria
Procure usar os verbos no presente, pois é um fluxo de processo que a pessoa está seguindo agora conforme ela lê o fluxo e não no futuro. Então, você está instruindo de fato a pessoa sobre a sequência das ações e como ela deve fazer. Por exemplo, ao invés de dizer "Fulano deverá incluir o documento externo do tipo tal" é melhor dizer "Fulano inclui documento externo do tipo tal"
Procure sempre indicar o agente da ação em cada item ou tópico, nunca deixar que o leitor deduza, pois pode deduzir erroneamente e criar atrasos e dificuldades no fluxo do processo. Por exemplo: ao invés de dizer "Incluir documento interno", diga explicitamente o agente "Fulano inclui documento interno"
Procure usar os nomes de agentes sempre iniciando com letra maiúscula, pois se trata de títulos de pessoas ou entidades e demonstra respeito e consideração. Por exemplo, ao invés de "secretário de departamento" use "Secretário de Departamento"
Para todos os tipos de documentos que vão ser usados no processo, use sempre as expressões que indicam claramente que tipo de documento é aquele e o nome exato do documento entre aspas e negrito. Por exemplo:
1. Fulano inclui, preenche e assina documento interno do tipo "Grad: Titulo: Subtítulo"
2. Beltrano inclui documento externo do tipo "Adm: Titulo: Subtítulo"
Procure usar siglas para esses nomes de agentes, unidades ou entidades muito grandes que vão ser usados várias vezes. Pode-se usar o nome completo da entidade na primeira vez seguido da sigla entre parênteses, como indicado pela Norma ABNT e depois só usar sigla. Ex. Conselhos de Coordenações de Curso (CCC). Da segunda vez, use apenas CCC
No item "Documentos Necessários", use literalmente os nomes dos documentos no SEI, seguido pela espécie dele, se é interno ou externo entre parênteses. As informações extra podem ser colocadas dentro do fluxo, na primeira vez que o tipo de documento for usado. Por exemplo:
1. Despacho (interno)
2. Grad: Certificado ProGrad (interno)
3. Grad: Projeto Pedagógico do Curso (externo)

Modelos de Documentos

Os modelos de documentos têm algumas características importantes no SEI:

Os nomes dos documentos sempre devem ter como prefixo a área da unidade da qual faz parte, conforme a tabela de prefixos que pode ser encontrada no artigo "Existe um padrão para nomear tipos de processos no SEI-UFSCar?"
Preferencialmente, os modelos são elaborados na forma de tabelas, como formulários, incluindo uma etiqueta de campo, uma instrução de preenchimento e um campo para preenchimento
Em caso de documentos textuais, os textos que não devem ser modificados são codificados de modo que o usuário não seja capaz de modificar o texto
Em caso de textos com espaços de preenchimento, são colocadas instruções de preenchimento embutidas nas sublinhas (underlines), de modo que o usuário saiba o que preencher naqueles espaços