Estas são as formas padrão e legendas utilizadas na elaboração de fluxogramas de processos no SEI-UFSCar:
O software utilizado é o Diagrams.net (antigo Draw.io), que é um software livre com plataforma on-line, a qual pode ser utilizada diretamente no navegador. O Diagrams.net pode ser usado diretamente no Google Drive, OneDrive ou DropBox e pode ser compartilhado entre usuários para edição e visualização.
Para obter um modelo com as formas padrão e legendas para copy/paste, clique aqui. Ao abrir o modelo, faça uma cópia do mesmo para o seu computador ou drive. Não solicite permissão para edição do modelo, pois o DePDG-TIC não dará tal permissão, de modo a manter a integridade do mesmo, sem alterações. A cópia será suficiente para que você o utilize.
Para ver as recomendações para elaboração de fluxogramas, leia a seção "Fluxogramas" do artigo "Como solicito a criação de um novo tipo de processo ou documento?".
Descrição dos Padrões para Formas de Fluxograma
| Forma | Descrição |
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Início do fluxo do processo, deve situar-se na raia do agente que realiza a primeira atividade/tarefa do fluxo |
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Início múltiplo do fluxo do processo, ou seja, quando o início pode ser realizado por dois agentes diferentes e/ou por duas atividades/tarefas diferentes e independentes. Cada círculo com o pentágono deve situar-se nas respectivas raias dos agentes que realizam a primeira atividade/tarefa do fluxo, podendo seguir ou não para a mesma atividade/tarefa, conforme o caso |
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Piscina com raias, sendo que a piscina como um todo representa o fluxo completo daquele tipo de processo, enquanto cada uma das raias representa os respectivos Agentes do fluxo, respeitando-se nas raias a ordem em que estes agentes aparecem no fluxo, o que facilita o desenho e o entendimento do usuário do fluxo. Nem sempre as atividades/tarefas dos agentes mantém uma ordem sequencial nas tarefas, mas deve-se evitar ao máximo o cruzamento de linhas entre as raias para que não se confundam, seguindo-se o fluxo sempre da esquerda para a direita e de cima para baixo. |
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O retângulo com cantos arredondados com borda preta e com logotipo do SEI no canto direito representa as atividades/tarefas realizadas em outros sistemas que não o SEI. Por padrão, deve-se incluir o logotipo do sistema em questão no canto superior esquerdo ou direito para que fique mais mnemônico ao usuário de qual sistema se trata |
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O retângulo com cantos arredondados com borda preta e com logotipo de outros sistemas representa as atividades/tarefas realizadas em outros sistemas que não o SEI. Por padrão, deve-se incluir o logotipo do sistema em questão no canto superior esquerdo ou direito para que fique mais mnemônico ao usuário de qual sistema se trata |
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A forma com um ícone de pessoas reunidas no canto superior direito da atividade indica que a ação deve ser realizada durante uma reunião com outros agentes |
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A forma com um ícone de envelope no canto superior direito da atividade indica que a ação deve ser realizada por meio do envio de e-mail |
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A forma com um ícone de envelope, seguido pelo ícone do SEI, no canto superior direito da atividade indica que a ação deve ser realizada por meio do envio de e-mail via SEI |
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A forma com um ícone de memorando com caneta azul no canto superior direito da atividade indica que a ação deve ser realizada com criação e envio de bloco de assinatura ou com assinatura de documento em bloco de assinatura |
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O retângulo com cantos arredondados de fundo bege, borda amarela e com ícone do relógio no canto superior direito representa as atividades/tarefas que devem ser realizadas dentro de um determinado prazo. Podem incluir ou não o logotipo de um sistema. Por padrão, deve-se incluir acima da forma a especificação do prazo na forma de data ou de período. Exemplos:
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O retângulo com orelha na cor azul com borda azul e com logotipo SEI representa o documento interno que possui modelo no SEI e que é editado e assinado digitalmente dentro do SEI. O uso de modelos específicos que fazem parte de um fluxo possibilita a busca pelo tipo de documento e a recuperação com mais rapidez e facilidade do que os documentos genéricos, assim como a obtenção de estatísticas e indicadores mais precisos; usa-se a linha tracejada para vincular à atividade/tarefa do agente |
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O retângulo com orelha na cor laranja com borda laranja e com logotipo SEI representa o documento externo que não possui modelo no SEI, nem possibilita a assinatura digital no SEI, incluído no SEI por meio de upload. O uso de nomes específicos para documentos externos que fazem parte de um fluxo possibilita a busca pelo tipo de documento e a recuperação com mais rapidez e facilidade do que os documentos genéricos, assim como a obtenção de estatísticas e indicadores mais precisos; usa-se a linha tracejada para vincular à atividade/tarefa do agente |
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O retângulo com orelha com linha dupla nas cores azul e laranja com bordas azul laranja e com logotipo SEI representa o documento que pode ser tanto interno quanto externo. O uso de nomes específicos para documentos internos e/ou externos que fazem parte de um fluxo possibilita a busca pelo tipo de documento e a recuperação com mais rapidez e facilidade do que os documentos genéricos, assim como a obtenção de estatísticas e indicadores mais precisos; usa-se a linha tracejada para vincular à atividade/tarefa do agente |
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O retângulo com margens laterais com fundo cinza e bordas azuladas, com logotipo do SEI no canto superior direito representa um tipo de processo dentro de um fluxo, indicando que o fluxo atual se relaciona com outro fluxo de processo; usa-se a linha tracejada para vincular à atividade/tarefa do agente Exemplo: o fluxo de compras se relaciona com o fluxo de contratação, que por sua vez, se relaciona com o fluxo de pagamento |
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O retângulo com cantos arredondados com fundo cinza e bordas pretas e um sinal de + no centro da linha superior representa um subprocesso que faz parte de um tipo de processo dentro de um fluxo, indicando que o fluxo atual foi subdividido em partes ou etapas, em geral, devido ao fluxo completo ser muito extenso e complexo e sua divisão facilitar o entendimento do usuário Exemplo: o fluxo de Compras apresenta diversas modalidades de execução, tais como dispensa, ata de registro de preço e licitação, podendo subdividir-se nos subprocessos que correspondem a cada modalidade |
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O retângulo com margens laterais com fundo vermelho e bordas vermelhas, com uma chave na margem esquerda e com logotipo do SEI no canto superior direito representa um tipo de processo sigiloso, de acordo com uma hipótese legal baseada em lei, indicando que o fluxo atual se relaciona com outro fluxo de processo cujo conteúdo é sigiloso |
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O retângulo verde com a ampulheta indica que o agente em que este símbolo se encontra está aguardando providências por algum outro agente, sendo que o texto indica exatamente qual agente e qual ação está sendo aguardada para continuidade. Assim, o título "Aguardando Providências por Outro Agente" deve ser substituído por um agente e uma ação específicas, por exemplo: "Aguardando Unidade X realizar atividade Y" |
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O losango amarelo com bordas amarelas, das setas com retângulos e as frases "sim", em azul, e "não", em vermelho representam a necessidade do Agente tomar uma decisão, a qual impactará em diferentes ações na sequência do fluxo. O "sim" e "não" podem ser modificados por outras palavras ou frases que melhor representem as alternativas da decisão a ser tomada |
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O retângulo com margens laterais com fundo cinza e bordas tracejadas cinza representa um critério ou requisito para que uma atividade/tarefa seja realizada. |
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O retângulo com cantos arredondados, com fundo cinza claro e com um clips no canto superior direito representa a inclusão de um documento no processo na forma de anexo, normalmente em PDF, que é o formato de documento mais adequado ao SEI. |
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Conexão com outro Agente do fluxo do processo, o qual se encontra em outra raia separada. Onde está a palavra "Agente" deve-se substituir pelo mesmo nome do agente que está na outra raia, seja uma unidade ou função de pessoa. |
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Término do fluxo do processo, deve situar-se na(s) raia(s) do(s) agente(s) que realiza(m) a última atividade/tarefa do fluxo; pode ocorrer mais de um término para o fluxo Exemplo: uma decisão "não" pode levar a um término precoce do fluxo, de modo que o fim do fluxo é o arquivamento do processo sem que seja realizado, enquanto a decisão "sim" leva à conclusão efetiva do fluxo, sendo seu fim por outro agente e em outra atividade/tarefa |