O "tipo de processo" no SEI é a categoria atribuída a processos, a fim de agrupar aqueles que tratam mesmo assunto e que apresentam classificação de assuntos, temporalidade para guarda específicas e níveis de acesso pré-definidos.

Classificação de Assuntos

A classificação de assuntos é relativa ao tema do processo e, geralmente, é proveniente de uma  ou mais Tabelas de Temporalidade de guarda de processos e documentos. Ou seja, um processo é a reunião de documentos relativa a um assunto específico, ordenados cronologicamente, que apresentam um tempo de guarda determinado.

Para consultar a tabela de classificação de assuntos diretamente no SEI-UFSCar, clique no menu "Consulta" > "Classificação de Assuntos" > e a seguir no ícone "Assuntos da Tabela"  

Temporalidade ou Tempo de Guarda

A temporalidade ou tempo de guarda de processos e documentos normalmente é medida em anos e subdividida em arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente ou eliminação, em geral, com base no tempo da prescrição de ações no âmbito judiciário. A guarda dos processos e documentos é muito importante, pois os documentos de um processo podem servir como provas de fatos e como histórico das ações efetuadas por órgãos, unidades e pessoas. A temporalidade documental, por sua vez, é importante especialmente para auditorias, ações judiciais e administrativas, tais como relatórios, balanços, reclamação trabalhista, pagamentos retroativos, subsídios à ações judiciais, entre outros.

Para os órgãos públicos em geral, usa-se como padrão a Tabela de Temporalidade da Administração Pública Federal - 2020 (TTD-APF-2020)  e, no caso específico das IFES, usa-se também a Tabela de Temporalidade das IFES (TTD-IFES). Para saber mais, leia o artigo "Como funciona a classificação de assunto nos processos do SEI"

No SEI, a guarda dos processos e documentos é feita em diversos servidores do órgão com redundância, ou seja, vários backups são efetuados em diferentes computadores em rede, com várias periodicidades, para que não se percam os dados. Nos primeiros anos de funcionamento do SEI, em geral, não há problemas de espaço, mas com o tempo, pode haver a necessidade de se eliminar processos e documentos para reduzir o espaço ocupado pelos arquivos, de modo que a temporalidade de guarda é necessária para se decidir quais processos e documentos poderão ser descartados, sem prejuízo às ações administrativas e judiciais. Também por isso é imprescindível se definir o tipo de processo, já com tempo de guarda pré-estabelecido e, consequentemente, os documentos que compõem o tipo estarão sujeitos ao mesmo tempo de guarda.

Nos exemplos a seguir, pode-se compreender a articulação entre o tipo de processo, a classificação de assunto e o tempo de guarda:

• o tipo de processo "Administração: Compras: Serviços ou Fornecimento de Materiais" é classificado segundo a TTD-APF-2020 na classe "033 - AQUISIÇÃO (inclusive Licitações)", com prazo de guarda de 5 anos em arquivo corrente, 5 anos em arquivo intermediário e eliminação.
• o tipo de processo "Pós-Graduação: Homologação de Concessão de Título" é classificado segundo a TTD-IFES na classe "134.41 - Pós-Graduação stricto sensu. Documentação acadêmica. Histórico escolar. Integralização curricular", com prazo de guarda de 5 anos em arquivo corrente, 0 anos em arquivo intermediário e guarda permanente.

Nível de Acesso

O tipo de processo também possibilita definir o nível de acesso ao processo (público, restrito ou sigiloso) e aos documentos que o compõe, sendo que um tipo pode ter mais de um nível de acesso, conforme a(s) etapa(s) em que se encontre e as informações contidas nos documentos. Por exemplo:

• o tipo de processo "TIC: Compras: Conformidade de Registro de Gestão" só permite o nível de acesso "Público", já que a conformidade de registros deve ser apresentada publicamente pelos órgãos públicos para cumprimento da transparência
• o tipo de processo "Graduação: Aproveitamento de Estudos" só permite o nível de acesso "Restrito" sob hipótese legal de "Informação Pessoal" com base na Lei 12.527/2011, artigo 31
• o tipo de processo "PAD: Processo Administrativo Disciplinar" só permite o nível de acesso "Sigiloso" sob hipótese legal de "Processo Administrativo Disciplinar" com base na Lei 8.112/1990, artigo 150; após a conclusão do PAD, alguns documentos do processo se tornarão obrigatoriamente públicos

A maioria dos tipos de processos, no entanto, permitem tanto o nível de acesso público quanto o restrito, podendo-se classificar alguns documentos que tenham informações protegidas sob hipótese legal como "restritos", sendo os outros documentos classificados como públicos.

Observe que a maioria dos tipos de processo no SEI-UFSCar já apresentam uma classificação de assunto e um nível de acesso pré-definidos, quando se inicia um novo processo.

Mas normalmente, a classificação de assunto de um tipo de processo deve ser única, de modo a se evitar conflitos de temporalidade, pois se definimos duas ou mais classificações de assunto para um tipo de processo que tenham temporalidade de guarda diferentes, será difícil identificar o tempo de guarda mais adequado ao processo.

Além disso, deve-se evitar utilizar uma classificação de assuntos específica para os documentos do processo, diferente da classificação de assunto utilizada no processo como um todo, pois em caso de finalização de prazo de guarda ou de avaliação para descarte, será necessário analisar um a um cada documento do processo, sendo que cada processo pode ter inúmeros documentos, tornando o trabalho de análise muito árduo.

Quando se cria ou se altera o tipo de um processo, automaticamente também está sendo alterada a classificação de assuntos, a temporalidade de guarda e o nível de acesso ao processo, por isso é muito importante comparar cuidadosamente a alteração a ser feita!

Por isso, no momento da criação de um processo, na definição do tipo, ou da alteração do tipo de um processo, deve-se analisar criteriosamente:

1. o assunto do processo, para uma classificação adequada
2. o tempo de guarda definido para aquele assunto, para fins de arquivamento adequado
3. o nível de acesso, para proteção dos dados e transparência adequada

Para saber como criar ou alterar o tipo de processo, leia o artigo Como altero o tipo de um processo?