Em relação à organização e envio de processos SEI, diagnosticamos alguns problemas e apresentamos as melhores práticas para evitá-los.

Diagnóstico de Problemas de Organização e Envio de Processos

A seguir, apresentamos alguns problemas que temos observado nas Unidades SEI-UFSCar:

1. Um grande número de processos SEI têm permanecido abertos na seção "Controle de Processos" nas Unidades, mesmo que a unidade não esteja realizando tarefas nestes processos,  o que dificulta que os membros encontrem os processos que necessitam e tornam o ambiente dos processos desorganizado e de difícil acesso aos processos, conforme mostra a figura:
   
2. Uso indiscriminado do recurso "Manter processo aberto na unidade atual", mesmo quando a unidade não terá mais nenhuma ação no processo, apenas para manter o controle e não perder o processo de vista, acarretando os mesmos problemas citados no item 1.
   
3. Dificuldade no sobrestamento de processos, devido ao processo estar aberto em outra unidade: quando um processo fica aberto em uma unidade e outra unidade precisa sobrestá-lo, isto é, adiar sua execução até que ocorra um evento determinado, isto não é possível por estar aberto na outra unidade; isso obriga que uma unidade fique solicitando à(s) outra(s) a conclusão do processo, o que não deveria ser necessário, já que a conclusão após a execução das tarefas no processo é o mais adequado:
   
4. Dificuldade na anexação de processos, devido ao processo estar aberto em outra unidade: quando um processo fica aberto em uma unidade e outra unidade precisa anexá-lo a outro processo, isto não é possível por estar aberto na outra unidade; isso obriga que uma unidade fique solicitando à outra a conclusão do processo, o que não deveria ser necessário, já que a conclusão após a execução das tarefas no processo é o mais adequado:
   
5. Uso indiscriminado do recurso "Retorno Programado", o que força a unidade destinatária do processo a retornar o processo para a unidade remetente, impedindo que a destinatária repasse o processo para outra unidade dar continuidade, se isto for necessário; o retorno do processo pela unidade destinatária é obrigatório para a unidade remetente e no prazo determinado pela unidade remetente; no entanto, o retorno programado não garante que a unidade destinatária vai cumprir efetivamente suas tarefas:
   
6. Distorções nas estatísticas de desempenho da unidade: as estatísticas de desempenho da unidade são, em parte, baseadas no tempo de duração das tarefas realizadas pela unidade nos processos. Quando o processo permanece aberto indefinidamente, sem que nenhum membro da unidade esteja realizando tarefas neste, a contagem da duração é mantida sem utilidade, o que acaba gerando distorções nessa contagem de tempo, sendo a duração de um processo muito maior do que realmente é, simplesmente porque o processo foi deixado aberto na seção "Controle de Processos".
   

Boas Práticas da Organização e Envio de Processos no SEI-UFSCar

Apresentamos a seguir o que consideramos Boas Práticas da Organização e Envio de Processos no SEI-UFSCar.

1. Para solucionar o problema de processos abertos na seção "Controle de Processos", recomendamos a análise de todos os processos que se encontram nesta seção e a conclusão dos que não estiverem sendo executados no momento, levando em conta o seguinte:

   1. para os processos que tenham tarefas sendo realizadas neste momento na sua unidade e que estão, de fato, em andamento na seção Controle de Processos, sugerimos:

      1. uso de marcadores nos processos que estão, de fato, em andamento na seção "Controle de Processos"; para saber como utilizar marcadores, leia o artigo do Portal SEI UFSCar: O que são Marcadores e para que são usados no SEI?

      2. uso de atribuição aos membros nos processos que estão, de fato, em andamento na seção "Controle de Processos"; para saber como atribuir processos a membros da unidade, leia o artigo do Portal SEI UFSCar: Como atribuir processos a um membro da minha unidade?

   2. para os processos que não tenham tarefas sendo realizadas na sua unidade, que se encontram abertos na seção "Controle de Processos" apenas para monitorá-los ou não perdê-los de vista, sugerimos o seguinte:

      1. inclusão do processo em bloco interno, seguido da conclusão ou envio do processo sem mantê-lo aberto na unidade; para saber como organizar os processos em blocos internos, leia o artigo do Portal SEI UFSCar: Como e para quê utilizo o Bloco Interno do SEI? 

   3. isso vai permitir que as unidades trabalhem com o processo com mais autonomia, sem necessidade de contatar outras unidades para pedidos desnecessários, por exemplo, nos casos de sobrestamento e anexação

   4. essas providências também vão contribuir com as estatísticas da sua unidade, reduzindo a média do desempenho da unidade na execução das tarefas dos processos, mostrando maior eficiência e efetividade no cumprimento das ações.

2. Evitem o uso do recurso "Manter processo aberto na unidade atual" apenas para controle do processo, exceto se ainda houverem tarefas a serem realizadas neste momento. Para não perder o processo de vista, insira-o em um bloco interno com a categoria mais adequada à realidade da sua unidade. Para saber como organizar os processos em blocos internos, leia o artigo do Portal SEI UFSCar: Como e para quê utilizo o Bloco Interno do SEI? 

3. Evitem o uso do recurso "Retorno Programado", exceto em situações em que haja a necessidade efetiva de determinação de prazo, tal como um evento com data específica, e apenas se a unidade destinatária precise enviar o processo de volta para a sua unidade, o que nem sempre é o caso. As vezes, a unidade destinatária precisa enviar o processo para outra unidade que não a sua, para continuidade. Para saber mais sobre o retorno programado, leia o artigo do Portal SEI UFSCar: Para que serve a opção "Retorno Programado" ao enviar um processo?.